95% de la gamme est destinée aux pharmaciens mais Pharma-Pack s’adresse aussi à un deuxième groupe cible : l'industrie. “Nos clients industriels ont d’autres besoins. Ils recherchent des contenants spécifiques, avec une fermeture ou une forme spéciale. Cela nécessite plus de connaissance du produit. Ces dernières années, nous avons constaté l’apparition de nouvelles tendances. Avec l’attention portée à l’environnement, les normes deviennent plus nombreuses et plus strictes. Il est devenu impératif d’utiliser moins d’emballages, et d’augmenter la part du recyclable. Avant, aucun certificat n’était demandé. Aujourd’hui, c’est devenu très courant. La Flandre joue d’ailleurs un rôle de pionnier”, explique Frederic Loos.
Gestion des stocks
Avec 1700 articles et des délais de réapprovisionnement qui vont de 10 jours à 26 semaines, la gestion des stocks est d’une importance cruciale pour Pharma Pack. “Avant, on gérait les stocks de façon artisanale puisque la seule personne qui décidait était le magasinier. Chaque jour, il renseignait au service interne ce que nous n’avions plus en stock. La conséquence était que nos clients devaient patienter beaucoup plus longtemps. De plus, chacun avait sa propre façon de travailler. Cela n’engendrait que des erreurs, des ruptures de stock et des frustrations. Notre précédent système ERP était davantage axé sur les activités commerciales et moins sur les procédures internes. Parce que nous grandissions, nous avions vraiment besoin de quelque chose d'autre”, insiste Olivier Kransfeld.
Parmi les huit produits que Pharma Pack a analysés, la solution ERP DIMASYS|WKG s’est vite démarquée. “L’ERP d’Infomat était pleinement en ligne avec notre ADN. En tant que société de distribution, DIMASYS|WKG était la solution idéale et nous avons décidé pour Infomat fin 2017”, se rappelle Frederic Loos.
“Pharma-Pack utilise DIMASYS|WKG à fond, aussi bien pour les achats que les ventes, en passant par la logistique, l’e-commerce et le WMS. L’implémentation du WMS (Warehouse Management System) ne fut pas évidente. La cartographie complète de l’entrepôt a nécessité beaucoup d’efforts. La gestion des emplacements variables, qui permettait le dédoublement de certains produits à des emplacements différents, fut un fameux challenge. Tout comme la terminologie : picking, bulk, réappro, ... C'était beaucoup, … Pour Infomat aussi, ce fut un sacré défi surtout que tous les modules devaient démarrer en même temps. Heureusement, les consultants ont beaucoup d’expertise. L’accompagnement a été performant”, explique Olivier Kransfeld. Frederic Loos le rejoint sur ce point. “Personnellement, je me souviens avoir sauté le pas en dernier lieu car je n’étais pas très demandeur, mais grâce au soutien d’Infomat, ce pas fut un grand pas en avant”.
Traçabilité
Quelques mois après la mise en service de DIMASYS|WKG, Pharma-Pack est totalement convaincu des nombreux avantages offerts par le logiciel. “Avant, c’étaient les décisions personnelles qui impactaient l’organisation, et l’ERP était juste utile pour sortir les factures. Maintenant, c’est l’inverse. DIMASYS|WKG décide ce qui doit se passer. Si une erreur survient quelque part ou si une commande est mal saisie, une notification est immédiatement envoyée au responsable. Le nombre d’erreurs a considérablement diminué et le flux des procédures est bien plus efficace. Un autre grand avantage est la traçabilité des produits. Nous souhaitons augmenter nos marges ce qui est à présent envisageable grâce aux économies de coûts que nous pouvons réaliser”, espère Frederic Loos.
La confiance entre les deux parties est grande. Pharma-Pack réfléchit d’ailleurs à installer le module CRM dans un futur proche. “La démo nous a totalement convaincu. C’est capital que nos vendeurs puissent travailler de façon efficace, aussi bien en mode online qu’offline. C’est certain qu’on continuera à investir et qu’on passera le cap. Dans un premier temps, on va attendre un peu que l’ensemble du personnel est totalement digéré la période d’implémentation et les premiers mois d’utilisation”, conclut Olivier Kransfeld.
