DIMASYS|ENT et Pro@Work préparent l’avenir
En 2013, le groupe Pro@Work, acteur majeur dans le domaine de l’outillage et de la quincaillerie débutait le déploiement de l’application ERP DIMASYS|ENT. Le défi n’est pas à sous-estimer au vu de la structure du groupe et de la problématique inter-entreprises. Tous les points de vente sont à présent installés et commencent à recueillir le fruit de l’implémentation. Vers la fin de 2015, DIMASYS|ENT devrait tourner à plein régime. « Ce n’est qu’à ce moment-là que l’impact positif sur les coûts de l’entreprise sera visible grâce à l’optimisation poussée des processus », affirme Geert Dhaeze, responsable du projet chez Vancanneyt.
Optimisation de processus d'entreprise étendue
Pro@Work s’est vu obligé de passer à une nouvelle solution ERP. L’ancienne ne pouvait plus suivre les évolutions technologiques. De plus, le groupe s’est préparé à lancer une activité de e-commerce. Au début, il n’y a que la quincaillerie Vancanneyt (Lendelede), dirigée par Kristien Vancanneyt. Après la Deuxième Guerre Mondiale, sa grand-mère ouvre un magasin à Koolskamp qui fournissait du matériel aux menuisiers. Elle et son mari, Achiel Vancanneyt, ont transformé la petite quincaillerie en une entreprise florissante. En 1951, leur fils Leon les rejoint et décide d’ouvrir un nouveau magasin à Izegem. Pour faire face à la croissance soudaine, Vancanneyt déménage à Lendelede en 1987. A l’origine, Vancanneyt avait fondé avec la famille Ostyn et Serry les quincailleries De Nieuwe Gouden Spade et De Stalen Greep à Ypres et Tielt.
Depuis 2006, le groupe est actif sous le nom Pro@Work, et compte environ 120 employés et trois mille clients actifs. L’assortiment de Pro@Work se compose de cinq catégories principales : Construct (tout pour la construction), Fixing (toutes les fixations), Technics (tout le matériel pour les travaux techniques), Interior & Façade (tout ce qui concerne la quincaillerie pour le bâtiment, fenêtres, portes, la cuisine, l’aménagement intérieur) et enfin, Safety (tout ce qui concerne la sécurité individuelle et la signalisation pour les chantiers).
E-Commerce en E-Supply
Pour faire face aux défis futurs, Pro@Work décide d’investir dans une nouvelle solution ERP. La préférence est donnée à DIMASYSENT , application de l’éditeur Infomat qui peut se vanter d’une solide expérience dans le secteur de la distribution. Initialement, Pro@Work avait opté pour l’implémentation d’une dizaine de modules classiques dans DIMASYSENT (achat, vente, administration des commandes, gestion du stock, service après-vente, module de réparation, comptabilité, administration…). A terme, une centaine d’employés utiliseront la solution. Vu la structure de l’entreprise très spécifique, le module de gestion inter-entreprises a aussi été installé. « La prochaine étape est de lancer le nouveau webshop intégré avec DIMASYS. Pro@Work entre dans le monde de l’e-business – dans un premier temps prudemment avec quelques clients pilotes », affirme Geert Dhaeze. « Certaines fonctionnalités intéressantes de DIMASYS auront une extension web : suivi des commandes, appel d’offres, portail clients, il y aussi la partie achat avec ce qu’on appelle l’e-supply qui va automatiser les processus d’achat avec un échange de messages et une digitalisation complète du flux de documents ».
Intégration avec EZ-Base
Pro@Work bénéficie aussi du lien entre sa propre base de données d’articles et celle de EZ-Base pour enrichir les données avec des descriptions commerciales, des photos, des fiches techniques… grâce à une synchronisation en temps réel et en ligne. « Cela se traduit en une amélioration du fichier d’article grâce à la grande visibilité des produits pour le client », clarifie notre interlocuteur. Il y a aussi le module Meno-link pour passer une commande dans le format utilisé par le groupement d’achat Menouquin, la valeur ajoutée de DIMASYS est évidente.
DIMASYS Business Intelligence en Document Management
Récemment, Pro@Work a implémenté Dimasys Business Intelligence. Geert Dhaeze est convaincu : « La capacité à analyser les chiffres aura un impact sur notre progrès, le défi réside à pouvoir exploiter les nombreuses données pour établir des rapports précis, pour connaître précisément d’où vient le problème au bon moment ». En parallèle, DIMASYS Document Management est également lancé mais se limite aujourd’hui uniquement au traitement des notes d’envoi. Dans le futur, l’objectif est bel et bien de digitaliser tout le flux de documents.
Évolution prudente
Geert Dhaeze admet que « l’implémentation d’un nouvel ERP dans un groupe comme Pro@Work constitue un défi considérable et que c’est un effort de longue haleine. Les différentes sociétés avec leur propre structure, l’assortiment énorme des produits avec leurs spécificités administratives et techniques ne facilitent pas la tâche. Par exemple : certains articles se vendent par quantité déterminée, d’autres sur base de paramètres comme la longueur, le poids ou le prix du jour. Si on y ajoute que seulement une partie du stock est commune aux différents points de vente, vous comprenez très bien la complexité de la situation. En fonction de leur implantation géographique, les établissements de Pro@Work insèrent sur mesure une partie du stock. Pour le moment, ils se servent de leurs propres programmes et tableaux de réduction. Pour ajouter à la complexité, Vancanneyt Metaalwaren ne se concentre que sur le B2B, tandis que De Nieuwe Gouden Spade et De Stalen Greep s’adressent aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers »…
Même si il est conscient que des difficultés sont inhérentes à tout projet ERP de cette ampleur, Geert Dhaeze conserve son enthousiasme en parlant de DIMASYSENT et de ses fonctionnalités : « En ce qui concerne la gestion du stock et d’achat, on a progressé considérablement. Comme il est impossible de manipuler l’application, le contrôle des processus d’entreprise s’est amélioré, tout comme l’aperçu clair du fonctionnement d’entreprise. La relation entre les commandes et les retours en est un exemple parfait. DIMASYSENT a montré où se trouve la charge d’erreur dans le processus de commande et comment elle peut être remédiée. On commence à se familiariser aux possibilités de « reporting » de l’outil business intelligence. A court terme, on passera à la vitesse supérieure. Maintenant il n’y a que quelques-unes de nos entreprises qui tirent pleinement profit de DIMASYSENT , mais on espère que ce sera le cas pour toute l’organisation vers la fin 2015. Quand la phase de démarrage est complètement digérée, l’application mènera sans aucun doute à une organisation plus efficace des processus d’entreprise, une réduction des frais considérable, une productivité plus élevée et une augmentation de la satisfaction des clients », affirme le chef de projet.
