En 2018, RestoBouw a abandonné son ancien logiciel qui avait atteint ses limites. « Notre ancien ERP était suffisant pour gérer nos achats, nos ventes et la comptabilité, mais il présentait d'importantes lacunes pour la gestion des stocks et des flux logistiques comme la préparation des commandes dans l’entrepôt. Nous voulions résolument intégrer la dimension logistique et de réapprovisionnement au sein de notre futur ERP », se souvient notre interlocuteur. À l'issue d'une étude approfondie du marché, deux fournisseurs ERP restaient en lice. RestoBouw a finalement retenu DIMASYS|WKG d'Infomat N.V. (Wilrijk), filiale de Kerridge Commercial Systems. La qualité des contacts commerciaux ainsi que la spécialisation de Dimasys dans la logistique a fait pencher la balance pour Infomat. « Déployer un nouveau système ERP est un travail très intensif qui s’inscrit dans la durée. Il faut en outre tenir compte des collaborateurs qui ont du mal à abandonner leur outil de travail et leurs anciennes habitudes au profit d'une autre solution qu’ils ne connaissent pas encore bien. Heureusement, avec le temps, tous comprennent l’importance du changement et les valeurs ajoutées du nouveau logiciel », explique Koen Vermeulen. En quelques mois, DIMASYS| WKG était opérationnel ce qui a facilité l’acceptation par l’ensemble de l’entreprise. Lors de l’implémentation, un travail essentiel était la préparation de la base de données articles. Heureusement, elle avait été déjà soigneusement enrichie au fil des années dans l'ancien système, ce qui a considérablement facilité les choses. Depuis le démarrage le 1er février 2018 avec DIMASYS|WKG, la PME a observé une amélioration significative de son efficacité opérationnelle. Malgré la croissance structurelle de l'entreprise, mise à mal par la crise du coronavirus, les effectifs sont restés inchangés. Comme espéré, les gains d’efficacité les plus importants ont été réalisés dans l'entrepôt. Dans un même laps de temps, ce sont davantage de produits qui sont préparés et expédiés, grâce à un flux logistique plus automatisé et l’édition de documents plus rapide. Le système de gestion des codes-barres a été conservé et connecté à Dimasys. Dimasys rend possible la génération automatique de demandes de commandes, qui peuvent être ensuite regroupées en commandes fournisseurs, par exemple sur base des stocks réellement disponibles et des commandes clients en cours. Toute cette intelligence et cette automatisation améliore significativement les processus d’achat et de réapprovisionnement. « Pour les réapprovisionnements de stocks, on s'appuie sur le système min/ max avec le calcul automatique et les alertes qui se déclenchent sur bases de critères préalablement définis par nos soins. Ainsi, nous avons la garantie d’avoir certains articles importants toujours de stock afin de servir nos clients 365 jours par an. Chaque soir, les vendeurs reçoivent via le TaskCentre une liste reprenant toutes les commandes livrées ce jour-là. Je reçois également un récapitulatif des ventes, des bons de préparation en instance depuis trop longtemps, des bordereaux d'expédition facturés ou bloqués, etc. En bref, autant d'indications qui nous permettent d'avoir un bon aperçu des flux de marchandises au sein de l'entreprise. Dimasys nous a proposé des paramètres définis qui nous ont permis d'être rapidement opérationnels », explique le responsable logistique. Dimasys automatise aussi les confirmations de commandes vers les clients. Par client, il suffit d’indiquer si c’est obligatoire ou non et quelles sont les informations requises. Grâce à l'optimisation et la numérisation des processus de l'entreprise, Dimasys a également rationalisé l'environnement administratif. Tout cela aboutit à un meilleur suivi des clients.
La diminution des erreurs améliore la satisfaction des clients
