DIMASYS est un logiciel standard ERP ‘sur mesure’ pour le secteur des grossistes en produits pour le sanitaire et le chauffage !
Vanden Bergh SA a son siège principal à Gembloux, elle est active dans la distribution et le commerce de gros en matériel pour le sanitaire et le chauffage. Elle est également active dans le secteur de la cuisine équipée. Fondée en 1958, l’entreprise compte actuellement pas moins de cinq établissements: à Ixelles, Gembloux, Mons, Forest et Laeken. Forte de 64 collaborateurs, elle a réalisé en 2004 un chiffre d’affaires d’environ 17 millions d’euros.
Nouveau hardware et software
Le 31 décembre 2004 a débuté la migration vers DIMASYS|ENT, et le 2 janvier 2005, l’entreprise tournait complètement en ‘live’. Plus de trois mois plus tard, Michel Vanden Bergh, l’administrateur délégué, est un homme heureux. « Nous avions besoin d’un système très performant », explique-t-il. « Notre ancien système était littéralement au bout du rouleau, c’est pourquoi nous avons décidé d’investir tant dans du nouveau hardware que du nouveau software. Ce renouveau doit nous permettre de faire communiquer entre eux les différents sites de manière optimale et surtout de faire en sorte que nos projets à court terme puissent se concrétiser. Dans ce contexte, le nouveau concept que nous allons instaurer jouera un rôle très important. Dans la nouveau siège de Forest, nous allons mettre en place un système de self-service permettant aux professionnels venus acheter leurs produits, de se servir et de scanner eux-mêmes les produits achetés, ce système nous permettra de les servir de manière optimale avec un minimum de pertes de temps. »
Fidéliser la clientèle
[Blockquote] Si nous avons l’intention d’économiser sur le personnel? Pas du tout, au contraire! Nous voulons en effet fidéliser les clients en leur proposant un service ultrarapide dans un point de vente hyper moderne. Ils pourront ainsi à leur tour consacrer plus de temps à servir leurs propres clients. Avec les quatre magasiniers dont nous disposions jusqu’à présent, cela aurait été impossible. Ces quatre magasiniers ne pouvaient servir correctement qu’un nombre limité de personnes par heure. Grâce au système de prélèvement et de scannage par le client, la charge de travail sera déplacée et le client n’attendra plus. »[/Blockquote]
Il y a bien évidemment plus que ce nouvel établissement à Forest. Outre le siège principal à Gembloux qui a déjà été rénové et où sont établis la direction, les achats, la comptabilité et tout le stockage des marchandises, les succursales de Laeken et de Mons seront également rénovées. « A court terme, les trois autres points de vente doivent être équipés du système self-service. Il n’y a que dans le centre de Bruxelles, où nous disposons d’un showroom réservé au sanitaire de 550 m² sur l’Avenue Louise, que ce principe ne sera pas mis en place », ajoute Michel Vanden Bergh. « L’important pour nous, c’est que, notamment grâce à DIMASYS|ENT, nous pouvons approvisionner toutes les succursales avec nos quatre propre camions à partir du stock centralisé à Gembloux, ce qui nous permet de répondre de manière optimale et extrêmement rapide à la demande du client. »
Partir d'un ensemble total
Vanden Bergh a minutieusement sondé le marché avant de décider de faire confiance à Infomat. Finalement, la société a passé au crible trois candidats avant de porter son choix sur Infomat car c’était le seul partenaire pratiquement en mesure de résoudre directement tous les problèmes sans développements spécifiques. « Notre présomption qu’il existait bel et bien un logiciel solide sur lequel nous pouvions nous baser a été confirmée par Infomat, que nous avions appris à connaître en lisant un article sur Vaillant et DIMASYS|ENT dans la revue professionnelle Publimat. Ils faisaient en outre montre de très solides connaissances de notre secteur, ce qui nous a convaincu. Il s’est avéré dès les premiers contacts qu’Infomat pouvait directement répondre à pas moins de 90% de nos besoins.
Le volet financier, les achats, la gestion de la caisse, l’organisation de la logistique,… tout était prévu dans l’offre. Seul le volet self-service devait encore être développé par cette société qui, avantage non négligeable, se présente comme l’interlocuteur unique pouvant même résoudre les problèmes hardware. » « Et, avant que la question ne tombe: non, ce n’était pas une question de prix. Evidemment, nous avons parlé du prix, mais le plus important était d’avoir le produit adéquat. Notre entreprise évolue de plus en plus vers la logistique, de telle sorte que nous voulions d’abord un système ERP pouvant répondre à cette demande. »
Réfléchir avec le client
Daniel Michot d’Infomat a encadré tout le projet, du début jusqu’à la fin. A certains moments, l’animation était manifeste chez Vanden Bergh, mais vu que le client s’est impliqué à fond dans le projet et a apporté une aide maximale afin que la transition s’effectue de manière aussi fluide que possible, aucun problème notoire n’a été rencontré. « Chez Vanden Bergh, il a fallu adapter assez bien de données entre le 31 décembre et le 2 janvier pour pouvoir communiquer en live », explique-t-il. « Grâce à l’excellente collaboration du client, la transition a été extrêmement rapide. Nous aussi, nous avons appris quelque chose du client. Nous avons ainsi trouvé que c’était une brillante idée de la part de Vanden Bergh de réaliser son propre mode d’emploi pour le personnel et l’organisation d’une soirée d’information spéciale pour le personnel à Gembloux s’est avérée un coup dans le mille. »
Maintenant que DIMASYS|ENT a presque atteint sa vitesse de croisière, Vanden Bergh peut encore regarder un peu plus loin. « En avril 2005 notre site d’E-commerce avec Dim@shop était lancé », conclut Michel Vanden Bergh. « Et le 23 mai, c’était au tour du démarrage du self service de Forest avec scannage des produits par le client. Nous n’avons pas encore d’autres projets concrets, mais il est clair que nous n’avons pas instauré ce système vraiment extensible sans se poser de vraies questions sur le plan informatique. Nous possédons ainsi actuellement cinq points de vente, mais leur nombre pourrait facilement augmenter au fil des années. Si tel est le cas, nous disposerons alors déjà avec notre nouveau système ERP d’un atout très solide et flexible. »
