Voor u als (groot)handelaar is het cruciaal dat de facturen die u naar uw klanten stuurt tijdig en correct betaald worden. Met de tool Debman4U binnen DIMASYS|ERP automatiseert u uw debiteurenbeheer, zodat u zich volledig op uw business zelf kunt focussen.

Een workflow op maat

Om verzekerd te zijn van uw betalingen, volstaat het niet om regelmatig uw openstaande facturen te controleren en uw klanten per mail of per brief een betalingsherinnering te sturen. Zelfs als u nadien de telefoon neemt om hen te wijzen op hun openstaande saldo, zijn er steeds klanten die zullen opwerpen dat ze uw factuur en/of uw rappel niet ontvangen hebben.

Voor een échte opvolging hebt u dan ook nood aan een digitale tool waarmee u een workflow op maat kunt opstellen. Afhankelijk van uw situatie en verschillende types van klanten moet u voor elke openstaande factuur een aantal acties ondernemen, die u telkens zorgvuldig documenteert.

Debiteurenbeheer met Debman4U

Binnen de financiële module van DIMASYS kunt u gebruikmaken van de tool Debman4U. Daarmee kunt u uw debiteurenbeheer volledig automatiseren. Het incassotraject dat de tool moet doorlopen kunt u volledig personaliseren.

Zo kan u zelf alle mogelijke stappen bepalen en inrichten zoals bijvoorbeeld:

1. Automatisch een herinneringsmail versturen 5 dagen na de factuur.
2. Bij uitblijven van betaling of een andere reactie van de klant 10 dagen later een tweede herinneringsmail sturen, met uw salesverantwoordelijke in cc.
3. In de agenda van uw salesverantwoordelijke een actie inplannen om telefonisch contact op te nemen met de klant.
4. Bij uitblijven van betaling een nieuwe mail versturen waarin u meldt dat u bij verdere nalatigheid een advocaat of een incassobedrijf zult inschakelen.
5. In de agenda van uw zaakvoerder inplannen om contact op te nemen met de nalatige klant.
6. Ten slotte: automatisch het dossier overmaken aan uw advocaat, met alle gevoerde correspondentie en uitgewisselde emails in bijlage.

Het aantal stappen dat de tool moet doorlopen en de acties die u wilt inplannen (bellen, mailen, …) kunt u op elk moment aanpassen aan uw behoeften en manier van werken. Debman4U maakt debiteurenbeheer snel en eenvoudig. Handmatig opstellen, afdrukken en verzenden van aanmaningen behoort voorgoed tot het verleden. Zo verhoogt u uw efficiëntie én verbetert u uw klantenrelaties.