Diverse voordelen
“Het volledige offertebeheer, de orderverwerking, de leveringen, het voorraadbeheer, de facturatie en de boekhouding lopen via DIMASYS|ENT ”, verklaart Bob Goetschalckx. “DIMASYS|ENT bezorgt ons diverse voordelen. Zo worden dubbele ingaves vermeden en stijgt het aantal functionaliteiten gevoelig in vergelijking met vroeger. Neem, bijvoorbeeld, het beheer van producten met verschillende verpakkingen, dat nu zeer vlot loopt. Geef je voor een product als nagels een goeie verpakkingsdefinitie, dan kan dat en helpt dit bovendien de stock veel juister te houden. Denk maar aan verkoopeenheid, prijseenheid (per 1000), meerdere verpakkingseenheden, aankoopeenheid, stockeenheid, pickeenheid, enzovoort. Ook de facturatie, om er maar één aspect uit te halen, is een goed voorbeeld van efficiënter werken. Bij ons worden jaarlijks om en bij de 35.000 facturen gemaakt en komen er ongeveer evenveel orders binnen. Nu dit grotendeels geautomatiseerd verloopt, is de tijdwinst en de besparing op personeel enorm.”
“Er zijn uiteraard nog heel wat andere voordelen”, zegt Bob Goetschalckx. “Ik denk dan bijvoorbeeld aan handleidingen die rechtstreeks in DIMASYS|ENT kunnen ondergebracht worden. Of aan het feit dat je per klant barcodes en assortimentcodes kunt samenstellen, die hij zelf kan beheren. Een ander voorbeeld: als je het verstandig aan boord legt kan je met minimale kennis menselijke fouten die gemaakt worden tegen kostprijzen, de kwaliteit van de input,… makkelijk traceren.”
Paperless Office
“Sedert de start van de invoering van DIMASYS|ENT in maart 1999 hebben we een hele weg afgelegd”, vat Bob Goetschalckx samen. “Het gebruik van het zeer gebruiksvriendelijke ERP-pakket is dagelijkse kost geworden voor onze mensen, die de switch van het tijdrovende gebruik van papier naar het quasi ‘paperless office’ heel makkelijk hebben gemaakt. De stap naar het besef dat alles nu eenmaal in dat centrale ERP-pakket aanwezig is en van daaruit geconsulteerd en gehandeld kan worden, was groot maar intussen al lang door iedereen genomen. Bovendien ondervinden we hoe goed DIMASYS|ENT aanpassingen en toevoegingen verdraagt. Zeker het laatste jaar werden een aantal extra functionaliteiten toegevoegd zodat de gebruikers de klant op een efficiëntere wijze te woord kunnen staan, wat de performantie ten goede komt.”
Betere controle en service met Messaging en Alerting
Heel wat nieuwe mogelijkheden in 2004 én 2005! “De eerste ingreep wordt het invoeren van de Messaging & Alerting module via het DIMASYS Taskcentre. Gebeurt er iets abnormaals in het systeem, dan zal dit meteen een boodschap sturen. Het hoeft overigens niets abnormaals te zijn, maar van zodra zich “iets” voordoet, kunnen wij er zelf voor zorgen dat iemand intern, de klant of leverancier automatisch zonder handeling hierover wordt geïnformeerd via mail, sms, fax, … . Levert een leverancier te laat, worden er abnormale marges gedetecteerd, zijn goederen klaar voor afhaling, vertoont iemand een afwijkend koopgedrag… dan worden degene die wij willen daarvan verwittigd”, weet Bob Goetschalckx. “Intussen zijn we gestart met de rationalisatie van het onderdelenbeheer en gaan we de bestaande mogelijkheden nog beter gebruiken. Bij dat laatste denk ik dan, bijvoorbeeld, aan het automatisch aanmaken van artikels vanuit onderdelenlijsten die ons door diverse leveranciers worden bezorgd.”