DIMASYS|WKG onmisbare schakel in groeiproces Robri

“In 2015 konden we met ons toenmalige pakket uit de voeten, maar dat zou nu nooit meer kunnen”, aldus co-directeur Matthijs Goudriaan.

Als B2B-leverancier van werkhandschoenen en diamantzaagbladen begint Robri in 1996 als een eenmanszaak in Otterlo. Het aantal medewerkers is intussen gegroeid tot 14 en ook het assortiment breidt steeds meer uit. Momenteel telt het aanbod zowat 120.000 artikelen, waarvan er 4000 op voorraad worden gehouden in het magazijn.

Het bedrijf levert zijn producten aan elektrotechnische installateurs en zelf-installerende industriële bedrijven in een straal van zo’n 40 km rond Wekerom. Robri werkt niet met distributeurs of subagenten, maar heeft een eigen leverdienst. “Korte lijnen zijn daarbij heel belangrijk”, vertelt Goudriaan. “We proberen ons te onderscheiden in de markt door snelle leveringen met een regionale voorraad. Wat ’s ochtends besteld wordt en op voorraad is, wordt ’s middags al geleverd. We kunnen snel wat organiseren”. Ook de technische kennis in huis is een belangrijke troef.

Ambitie is vooral om een stabiele, degelijke en regionaal sterke groothandel uit te bouwen, niet meteen om nieuwe vestigingen te openen. Om die snelle groei mee te ondersteunen, kocht Robri een klein ERP-pakket aan. Op termijn kon die software het aantal artikelen echter niet goed aan, waardoor het heel traag begon te werken of zelfs vastliep. Het verdere groeipad dat Robri nastreefde, kon het pakket dus ook niet volgen.

Dankzij de functionaliteiten van DIMASYS heeft Robri zijn bedrijfsprocessen sterk kunnen optimaliseren. Een invloed op de levertijd heeft de software niet, die was immers al snel. Wel kunnen er meer orders verwerkt worden in dezelfde tijd. De productiviteit van de magazijnmedewerkers is dus gigantisch gestegen. “Als je het vergelijkt met het oude magazijn en de handmatige bestellingen, zien we een stijging van toch zomaar 30%”, schat Goudriaan. Bij de administratieve werklast is die impact nog veel sterker te voelen, o.m. door een eenvoudigere, transparantere en makkelijkere communicatie tussen de administratie en het magazijn. “Zonder het ERPpakket had onze administratie niet kunnen volgen”, stelt Goudriaan. “En ook de commerciële afdeling biedt het zeker voordelen”, voegt Goudriaan nog toe. “Als je digitaal voorraadbeheer hebt, hoef je niet meer naar het magazijn lopen om te zien of een product er ligt.” De verkopers van Robri kunnen voorts, naast de voorraad, ook de bestelgeschiedenis en eventuele achterstallige betalingen van klanten controleren, iets wat voordien gewoon niet mogelijk was.

Robri lanceerde een webshop, via de module Dim@shop van DIMASYS. Het aandeel online bestellingen bij regionale elektrogroothandels blijft gemiddeld relatief beperkt in vergelijking met landelijke groothandelaren. “Dat ligt rond de 10 à 15 procent”, schat Goudriaan. Toch bieden online bestellingen een interessant groeipotentieel en wil het bedrijf zo snel mogelijk naar die 15 procent om zijn dienstverlening verder te versterken. “Er is echt vraag naar. Het is een toegevoegde waarde die we absoluut moeten bieden”, klinkt het. De webshop wordt nog versterkt door een verkoop-app, waarmee klanten op hun telefoon heel gemakkelijk producten zullen kunnen bestellen.

Blijvend groeipotentieel

In de toekomst wil Goudriaan de andere mogelijkheden van de software nog beter gaan benutten. De Min/Max-functionaliteit van het voorraadbeheer verloopt voorlopig nog statisch en handmatig. Op termijn wil de directeur overstappen op de zelflerende, dynamische Min/Max, die op basis van het aantal bestellingen automatisch berekent wanneer er het best bijbesteld wordt. Dat kan de efficiëntie, beschikbaarheid en klanttevredenheid immers alleen maar ten goede komen. Ook wat management-informatie en business intelligence betreft wil de bedrijfsleider nog verder gaan.

Daarvoor heeft hij naast DIMASYS|WKG ook de i8-module van Infomat aangekocht, met het oog op een pro-actievere bedrijfsvoering: “Ik wil beter analyseren wat de omzet en de marges van klanten zijn, maar ook wat de voorraad betreft: welke productgroepen lopen er goed, welke minder goed? Via de module kun je echt zien waar je rendement zit en waar ruimte is voor verbetering, op alle vlakken, van magazijn tot sales en zelfs per klant”, klinkt het. Tot slot wil Goudriaan via DIMASYS ook nog zijn documentenstroom volledig digitaliseren en automatiseren. Bedoeling is om de facturen op termijn automatisch in te scannen en meteen op de juiste manier in te boeken om zo nog meer tijd te besparen. Op de agenda staat tevens de invoering van scan-functionaliteit met het oog op een verdere optimalisatie van het magazijnbeheer.

“Als ik terugkijk op de afgelopen jaren, was DIMASYS|WKG een ontzettend goeie investering”, besluit Goudriaan. Hoewel het omschakelingsproces veel tijd en energie gekost heeft, was en is de software een belangrijke partner in de groei van het bedrijf. “We hebben de laatste jaren ontzettend grote stappen gezet die we nooit zonder een degelijk pakket gezet hadden kunnen hebben”, besluit onze gesprekspartner. Het jonge bedrijf groeit sneller dan de markt en wil dat ook in de toekomst blijven doen. DIMASYS|WKG is daarbij onmisbaar.