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DIMASYS|WKG: maillon indispensable pour la croissance de Robri

Grâce à DIMASYS, Robri constate que la productivité a augmenté

Le grossiste en matériel électrique Robri (entreprise hollandaise située à Wekerom) connait une expansion remarquable ces dernières années. L’évolution est considérable. Au début, l’entreprise travaillait via un modeste hangar et utilisait encore beaucoup le papier. Depuis peu, elle travaille au maximum de façon digitale et automatise ses procédures dès que c’est possible, tout cela à partir d’un tout nouveau bâtiment. Le changement de cap fut possible grâce à l’appui de DIMASYS. “En 2015, on pouvait encore se contenter de notre ancien ERP, mais c’est totalement inenvisageable en 2020”, commente le directeur Matthijs Goudriaan.

Robri fut créée en 1996 à Otterlo par Bertus van den Brink et Erik De Rooij (d’où le nom Ro-Bri). Dans un premier temps, comme fournisseur de vêtements de travail et de scies pour les professionnels. Assez rapidement, les deux associés se sont séparés et Bertus est resté seul aux commandes, avec le soutien de son épouse. En 2010, le couple engage son premier employé pour prendre en charge la gestion de l’entrepôt. Au fil des années, la gamme s’est considérablement élargie et le focus s’est déplacé vers le matériel électrique. En 2015, Matthijs Goudriaan rejoint la petite équipe en tant que vendeur. Grâce à sa connaissance du secteur et des produits, Matthijs développe les ventes. En 2017, Matthijs est promu co-directeur, pour gérer l’entreprise aux côtés de Bertus Van den Brink. Le nombre de collaborateurs passe rapidement à 14 et la gamme de produits référencés passe à 120.000, dont 4000 articles sont tenus de stock dans l’entrepôt.

A ce moment, l’équipe est vraiment trop à l’étroit dans ses installations, et déménage en 2019 dans
un nouveau bâtiment dans la zone industrielle de Wekerom. En plus de vastes bureaux et salles de réunion, le bâtiment flambant neuf, offre aussi une surface de 2.500 m2 pour stocker l’assortiment des équipements électriques, les câbles, l’éclairage, les gants de protection, les outils de coupe, etc… Robri livre environ 600 entreprises industrielles et installateurs, essentiellement dans un rayon de 40 km autour de Wekerom. Robri dispose de son propre service de livraison. “C’est crucial pour nous de livrer le client en direct”, raconte Matthijs Goudriaan. “Si c’est de stock, ce qui est commandé le matin est livré l’après-midi”. “Si c’est une urgence et pas de stock, on est capable de proposer une alternative grâce à l’expertise technique en interne, on trouve toujours une solution”. L’entreprise propose aussi ses propres marques avec ROBRIfix pour le matériel de montage et ROBRIflex pour les tuyaux flexibles pré-câblés. Robri veut continuer à développer ses marques propres dans le futur. Notre ambition n’est pas d’ouvrir d’autres succursales. Nous préférons consolider notre position de leader sur le marché local. Il y a cinq ans, Robri a acheté un petit logiciel ERP. Trop vite, l’entreprise s’est rendu compte qu’il n’arrivait plus correctement à gérer la quantité d’articles correctement, et que la situation s’empirait avec l’augmentation de la gamme. Changer d’ERP n’était plus une option.

30% de commandes supplémentaires

Bertus Van den Brink a fait la connaissance d’Infomat sur la bourse électro à Hardenberg. Le logiciel ERP DIMASYS d’Infomat s’est avéré parfaitement adapté aux besoin de Robri : “Le fait que l’éditeur de logiciels Infomat soit habitué à travailler avec des grossistes en matériel électrique a joué un rôle important dans notre choix”, admet notre interlocuteur. Toute la gestion des commandes, les locations, l’entrepôt, les stocks et la facturation sont gérés depuis le 1er avril 2019 par DIMASYS. Il en va de même pour l’ensemble de la comptabilité. Avec le déménagement de l’entreprise, c’était toute une organisation. “Nous ne connaissions pas la gestion automatisée des entrepôts et des stocks, tout était encore fait manuellement. Stocks minimum et maximum, emplacements des articles dans l’entrepôt, tout le traitement des commandes a changé”, témoigne Matthijs Goudriaan. Grâce aux fonctionnalités de DIMASYS, Robri a pu grandement optimiser ses processus métiers.

Bien que le logiciel n’influe pas directement sur le délai de livraison, nous pouvons par contre traiter plus de commandes en même temps. La productivité des magasiniers a considérablement augmenté. “Si on compare avec l’ancienne situation où il y avait beaucoup d’encodages manuels, c’est une augmentation de la productivité de 30%”, précise Matthijs. Sur le plan administratif, l’impact est encore plus significatif parce que la communication entre l’admin et l’entrepôt est beaucoup plus simple, transparente et efficace. “Sans le package ERP d’Infomat, notre administration n’aurait pas pu suivre”, déclare Goudriaan. “Il y a aussi de nombreux avantages pour le département commercial”, ajoute encore Goudriaan. “Avec une gestion performante des stocks, il ne faut plus courir dans l’entrepôt pour vérifier si un produit s’y trouve et en quelle quantité”. En plus des données de stocks, les vendeurs de Robri peuvent aussi consulter l’historique des commandes et savoir s’il y a des retards de paiement, ce qui était impossible auparavant.

Si on compare avec l’ancienne situation où il y avait beaucoup d’encodages manuels, c’est une augmentation de la productivité de 30%” - Matthijs Goudriaan

Solution integrée

L’environnement ERP développé par Infomat pour Robri s’intègre aussi parfaitement à d’autres plateformes. Ainsi, la base de données articles de Robri est liée à celle d’Imagro, la plus grande centrale d’achats pour les grossistes électro. Avec ce lien, les nouveaux articles ainsi que les changements de tarifs sont importés de Imagro vers la base de données de Robri dans DIMASYS. Avant, tous ces changements devaient se faire manuellement. De plus, la base de données de Robri est liée à 2ba, une base de données qu’utilisent de nombreux installa¬teurs. L’avantage est que les installateurs envoient les articles dont ils ont besoin vers Robri à partir de leurs fichiers dans 2ba. Et enfin, plus récemment, un lien entre DIMASYS et SYNTESS a été créé, un autre logiciel aussi utilisé par de nombreux clients de Robri. Les articles de Robri sont ainsi visibles dans SYNTESS et peuvent être importés individuellement par le client. DIMASYS permet que la confirmation de commande et la facture soient liées au bon projet dans le logiciel de l’installateur. “Nos clients ont ainsi beaucoup moins de travail administratif, ce lien leur apporte une valeur ajoutée indéniable et une plus grande satisfaction générera d’office des ventes supplémentaires”, explique Goudriaan.

En parallèle, Robri a démarré son webshop avec DI¬MASYS. Les installateurs peuvent ainsi passer commande online. En d’autres termes : n’importe quand et de n’importe où. Pour Robri qui est un acteur très local, la part du “online’’ dans le chiffre d’affaires restera certes limité mais il offre des perspectives supplémentaires, éventuellement pour toucher de nouveaux clients. “On va atteindre entre 10 et 15% de ventes online d’ici peu”, estime Goudriaan. C’est un canal de vente et de services additionnel. “Il y a une réelle demande de certains clients pour ça. On ne doit plus l’ignorer”. Le webshop est en plus renforcé par une app que les installateurs peuvent télécharger et via celle- ci commander très facilement un article via leur smartphone, sur leur chantier d’installation.

Potentiel de croissance continue

A l'avenir, Matthijs Goudriaan souhaite exploiter encore mieux les autres possibilités du logiciel. Aujourd’hui, les valeurs de stock min/max des articles sont encore statiques et encodées manuellement. Dès qu’il y aura un peu plus d’historique, le but est qu’ils passent en mode dynamique, de sorte qu’ils soient adaptés en fonction de la réalité de Robri. Ainsi, DIMASYS pourra générer des propositions de commandes de réapprovisionnement au moment le plus propice, avec les quantités les plus justes. Au plus juste les stocks sont tenus, au mieux la disponibilité du produit sera et au plus le client sera satisfait.

Le manager a également acheté le module i8 de Business Intelligence qui s’intègre parfaitement avec DI¬MASYS. Le but est de pouvoir consulter les données chiffrées dans le détail et de prendre des décisions de façon plus proactive. “Je veux analyser beaucoup plus dans le détail comment se décomposent le chiffre d’affaires, les marges, les clients, les produits, et aussi au niveau du stock : quels sont les produits qui tournent bien, quels sont ceux qui tournent moins bien , quelles sont les tendances ? C’est un pur outil de management pour l’aide à la prise de décision. Enfin, Goudriaan souhaite également numériser et automatiser entièrement son flux de documents via DIMASYS. L’objectif est que toutes les factures soient automatiquement sous format digital et de suite enregistrées correctement. Il est prévu de généraliser l’usage du scanning pour toutes les transactions d’entrée et de sortie de stock afin de diminuer au maximum les erreurs.

“Si je regarde en arrière, je peux vous affirmer que l’investissement dans DIMASYS fut très positif pour l’entreprise. La mise en place a nécessité beaucoup de temps et d’énergie mais c’était indispensable pour assurer la croissance future de l’entreprise. Les étapes déjà franchies grâce aux solutions d’Infomat sont déjà formidables”, conclut Matthijs Goudriaan.

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