DIMASYSENT , l’e-commerce Dim@Shop et la solution de gestion de documents CORSA: une histoire de RENDEMENT et d’INTÉGRATION
“L’informatique, c’est comme une voiture”, explique Thierry Clabots, directeur de Clabots Tools. “Pas besoin de savoir comment elle fonctionne pour autant qu’elle fasse ce qu’on attend d’elle.” Son entreprise travaille depuis 2002 avec le système DIMASYSENT implémenté par Infomat et a récemment lancé une boutique en ligne également intégrée par Infomat. Pour cette dernière, le choix s’est porté sur le module Dim@Shop. Pratiquement tout l’assortiment du magasin d’outillage est désormais disponible via Internet.
Exprérience
La famille Clabots a ouvert son premier magasin d’outillage il y a déjà une centaine d’années à Schaerbeek. En 1998, la société a déménagé vers un nouveau bâtiment plus spacieux situé Quai des Usines à Bruxelles. Thierry Clabots a rejoint l’entreprise après ses études universitaires il y a déjà 20 ans et en est aujourd’hui devenu le directeur général. “J’ai commencé au bas de l’échelle”, explique-t-il. “Vraiment dans l’atelier et à la gestion des stocks. Cela m’a beaucoup appris quant au fonctionnement quotidien de la société. Cette expérience me vient aussi à point nommé pour informatiser celle-ci. Entre-temps, depuis l’introduction de DIMASYSENT , nous avons triplé notre chiffre d’affaires.”
Informatisation
“Nous avons déjà fait nos premiers pas en informatique en 1980, via l’informatisation de la comptabilité, mais c’était alors encore très compliqué. Les premières années, il nous fallait encore compléter les chiffres des ventes manuellement en-dehors des heures d’ouverture. Cela n’était pas tenable”, se souvient Thierry Clabots. “DIMASYSENT constitue aujourd’hui le quatrième système que nous utilisons, nous travaillons avec celui-ci depuis 2002 pour l’automatisation totale de nos processus professionnels. Il était pour nous très important de faire appel à une société d’avenir.
Webshop
Clabots est passée à Internet en 2005: “Notre premier site Internet a été le fruit d’un partenariat entre Infomat, un webdesigner et un informaticien. Cela nous a cependant fait perdre énormément de temps. Un site fonctionnant correctement s’avère plus important qu’un joli lay-out, avons-nous pu en conclure. Nous sommes alors repartis d’une version de base de Dim@Shop, que nous avons ensuite étendue. De nos jours, chaque article de l’e-boutique propose des informations supplémentaires, introduites dans l’application ERP par les product managers des départements respectifs. C’est important car, ainsi, tout le monde s’en tient à son propre domaine de connaissances.”
“Nous vendons actuellement quelque 29.000 produits sur Internet, soit pratiquement tout notre assortiment. Nous remarquons que le nombre de visiteurs sur notre site Internet augmente de façon constante depuis la mise en service de l’e-boutique.”
Corsa
Pour conserver et gérer les documents, Clabots Tools utilise CORSA ECM. Un choix qui ne s’est pas fait à la légère. “Nous avons réfléchi 9 mois au logiciel approprié. Nous avons passé en revue différentes options, mais nous voulions absolument que le programme puisse fonctionner avec notre système ERP. Finalement, le choix s’est porté sur CORSA : ce logiciel s’avère peut-être un peu plus coûteux, mais il est totalement
intégré dans DIMASYS Une solution un peu plus rentable à long terme. C’est important pour nous afin de consolider nos différents services et de pouvoir réaliser des économies là où c’est possible.”
“CORSA résout trois grands problèmes pour nous. Premièrement, il archive naturellement tous nos documents entrants. Ce qui n’est pas du luxe. Lorsque vous travaillez avec 86 collaborateurs dans deux filiales, il devient vite laborieux de tout faxer. CORSA nous permet de travailler sans papier jusqu’à un certain degré; à côté de cela, il simplifie aussi notre facturation. Avant, les gens de la comptabilité étaient occupés quatre jours par mois à rédiger des factures. En outre, c’était parfois ennuyeux: nous travaillons régulièrement avec des entreprises de construction et des administrations communales, ce qui entraîne souvent des bons de commande complexes. Le risque d’erreurs est donc d’autant plus grand. Il n’est pas clair pour le client de recevoir de nombreux documents supplémentaires avec sa facture.”
“CORSA fusionne le tout, ce qui m’amène à la résolution du second problème, et imprime les documents pour nous et pour le client en une seule fois (facture, bon de commande, bon de picking, devis, etc.). Le temps ainsi gagné peut notamment être utilisé pour contacter des gens afin de recouvrir des arriérés de paiement.”
Projets à l'avenir
En même temps, Thierry Clabots se projette déjà dans un avenir proche: “nous n’introduirons la troisième fonction importante de CORSA qu’en 2012. Dès mars, nous scannerons et enregistrerons automatiquement nos factures d’achat avec CORSA/Invoice, ce qui rendra notre fonctionnement encore plus rentable.”
“Chez Clabots, nous tentons d’aller relativement loin dans le domaine de l’informatisation. Le point positif avec le logiciel d’Infomat, c’est que nous pouvons apporter énormément d’adaptations nous-mêmes. Nous ajoutons ainsi leurs connaissances aux nôtres, avec de bons résultats à la clef. Infomat est par ailleurs toujours ouvert aux suggestions et tient compte de nos idées et souhaits. En outre, les programmes sont très ouverts à d’autres technologies. Nous pouvons ainsi coupler nos données à de nombreuses autres applications.”
Marketing
Le module de CRM d’Infomat sera aussi mis en service en 2012. Notre interlocuteur anticipe : “Selon moi, deux secrets sont à l’origine d’un marketing performant et créatif. Il faut d’abord et surtout pouvoir faire du neuf avec les éléments à votre disposition. Mais deuxièmement, il faut aussi parfois oser travailler avec des gens externes pouvant apporter des idées fraîches. Cela vaut tout autant pour la gestion des relations avec la clientèle, et c’est précisément la raison pour laquelle nous travaillons avec Infomat.”
