Privacy Policy

Privacy Policy Infomat

Nous accordons beaucoup d’importance à votre “privacy”. Ce document « déclaration politique de confidentialité » traite la façon dont Infomat enregistre des informations sur des personnes privées, et comment INFOMAT en fait l’utilisation d’une manière respectueuse et transparente. Il s’agit des données personnelles que tant INFOMAT (BE 0460 190 566) que des sociétés liées enregistrent (Article 11 loi sociétés).

Ci-après expliquons quelles données sont collectées, pour quelles raisons INFOMAT les utilise et à qui Infomat les transmet. Vous avez le droit à tout moment de demander l’accès, la correction ou la suppression de ces données.

Remarque importante : Infomat fait des affaires uniquement avec des sociétés (B2B), pas avec des personnes privées ou des particuliers. Infomat entretient évidemment des relations commerciales avec les personnes de contact de ces sociétés, mais uniquement pour faire des affaires avec ces sociétés. Dans ce contexte il est évident qu’Infomat ne tient pas de données sensibles de ces personnes de contact.

Cette Policy-ci est valable aussi bien pour tous les entités d’Infomat Belgique BE 0460 190 566, qu’Infomat Pays Bas (NL-810585091B01), puisque toutes ces entités réalisent les mêmes activités.

1. Données de personne

Infomat collectionne et traite les données de personnes physiques. Ce sont uniquement des personnes avec qui Infomat entretient une relation directe ou indirecte, actuellement ou dans l’avenir. Il s’agit de personnes de contact des clients, des fournisseurs, des contractants mais aussi des prospects et des employés futurs.

2. Pourquoi nous collectons les données ?


Service à la clientèle

Afin de pouvoir fournir nos services B2B à nos clients, comme l’implémentation des produits, l’analyse, le support, …) nous recevons des données de personnes de contact. Ces données concernent principalement le nom, le prénom, le sexe, la fonction, le numéro de téléphone et les adresses courriel des personnes employées chez notre client. Nous estimons indispensable la gestion de ces données afin de pouvoir livrer nos services à nos clients.

Comptabilité et facturation

Dans un intérêt légitime et légal Infomat traite des données de personnes pour gérer sa comptabilité clients et fournisseurs et la facturation. Infomat est légalement tenu de faire sa comptabilité et une facturation claire, et de sorte nous sommes contraints de contacter des personnes dans une société pour entre autre réclamer les paiements pour les services effectués.

Relation clients ou CRM

Infomat utilise aussi des données de personnes pour des raisons commerciales ou marketing, plus particulièrement pour l’envoi de mailings pour des évènements, des services ou des produits. Il est d’un intérêt légitime de vous envoyer des mailings car il est dans votre intérêt et dans le nôtre de vous informer sur nos nouvelles activités et services.

Infomat enregistre des données de contacts pour envoyer des Newsletters, des informations sur ses produits qui peuvent intéresser la personne de contact et cela sur base de sa fonction au sein de la société adressée.

Recrutement

Nous collectons les données personnelles pour la raison de recrutement, et cela avec l’accord de la personne sollicitant. Il est évident qu’Infomat a un intérêt légitime de pouvoir chercher des candidats pour remplir les offres d’emploi.

Site Web et Portail Helpdesk

Infomat enregistre aussi des données non personnelles, telles que le type de browser ou l’adresse IP, le système d’exploitation utilisé ou le nom du domaine du site web par lequel une personne a visité le site web d’Infomat ou par lequel elle le quitte. Ces informations nous permettent d’améliorer notre site web pour les visiteurs.

Pendant la visite sur le site web ou portail, Infomat peut installer sur l’ordinateur du visiteur des « cookies » et cela pour mieux répondre aux besoins du visiteur récurrent. Infomat demande, lors de la première visite, la permission de pouvoir installer ces cookies. Il s’agit de :

  • Cookies standard qui donne la permission d’installer des cookies,
  • Cookies analytiques pour mesurer le nombre des visiteurs et le temps de chaque visite, donc il s’agit de données non personnelles,
  • Cookies de type marketing pour connaitre le comportement sur internet afin d’optimaliser le site, et pour lequel la permission est demandée.

Le visiteur peut, par le biais des options internet du browser, empêcher l’utilisation des cookies, faire en sorte qu’il y ait un avertissement quand un cookie est installé ou quand vous supprimez les cookies de votre disque dur.

3. Partager les données personnelles

Nous ne partageons jamais les données personnelles avec des tiers pour des raisons commerciales.

Au sein d’INFOMAT

Nos services partagent les données sur nos systèmes internes pour permettre de fournir les services contractuels et dans le cadre de nos activités commerciales. Nous gardons et nous sécurisons ces données. Nous avons mis en place des outils de sécurité connus sur le marché sur nos systèmes, et nous avons mis en place des procédures qui gèrent la sécurisation et stockage des données.

En dehors d’INFOMAT 

Vos données ne sont pas seulement utilisées au sein d’Infomat, mais nous sommes aussi obligés de les transmettre à des tiers principalement pour faire l’administration des salaires, assurances, ou avantages extralégaux (voiture de société, GSM, …) ; ces sociétés externes ont signé des conventions de traitement de données, si nécessaire.

En plus Infomat peut utiliser des applications de médias sociaux. Toutes les données que l’utilisateur a confiées à ces médias, pourront être lues, collectées et/ou utilisées par d’autres utilisateurs de ces applications. Infomat n’a pas de contrôle sur ces fonctionnalités et ne peut confirmer ni garantir que ces médias sociaux suivent les règles prévues par la déclaration de confidentialité.

4. Sécurisation des données personnelles

Comme déjà mentionné ci-dessus Infomat a mis en place des procédures pour protéger les données personnelles. Il s’agit de quelques développements qui empêchent l’accès non autorisé ou l’adaptation non autorisée ou la publication ou la suppression des données ; nous garantissons que les données de personnes sont sécurisées sur un système up to date.

5. Stockage des données

Nous gardons les données personnelles sur nos systèmes pour exécuter nos activités et services. Ces données y resteront seulement le temps nécessaire, excepté au cas où la loi l’exige autrement.

Infomat prévoit dans sa politique de confidentialité de stocker les données personnelles au maximum 10 ans après l’arrêt de la relation avec le client ou autre tiers.

6. Droits sur les données personnelles


Droit à l’accès

La personne concernée a le droit de s’informer sur la façon dont on traite ses données et de recevoir une copie gratuite des données qu’Infomat garde sur ses systèmes.

Droit à la correction

Dans le cas où Infomat a enregistré et stocké des données erronées, la personne concernée a le droit de demander une correction ou de les supprimer.

Droit à la suppression ou limitation

La personne concernée a le droit de demander la suppression ses données de notre base de données. Cela pourra impliquer que certains services ne seront plus possibles ou seront réduits.

Droit à la contestation

La personne concernée peut contester l’utilisation de ses données personnelles. Cependant cette demande doit être motivée.

Aussi la personne peut demander de ne plus recevoir un contact commercial dans la cadre d’une action de direct marketing et cela sans devoir motiver sa demande.

Droit au transfert

Vous avez le droit de demander de recevoir une copie digitale et structuré des données personnelles pour autant le software le permet.

Droit de rétracter votre accord

Vous gardez le droit à tout moment de rétracter votre accord pour le traitement de vos données personnelles, pour autant que le traitement a été basé sur votre accord.

Droit de porter plainte:

Vous avez le droit de porter plainte auprès de la commission belge sur la confidentialité des données personnelles :

Commission pour la Protection la Vie Privée
Rue de la Presse 35
1000 BRUXELLES
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Dans le cas où vous souhaiteriez exercer un des droits cités ci-dessus vous pouvez vous adresser à info@infomat.eu. Pour pouvoir traiter votre demande nous vous demandons de nous faire parvenir une copie de votre carte d’identité.


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