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Le chiffre d’affaires a augmenté de 30% en 4 ans!

La société Coeman Packaging, établie à Waregem le long de la E17 constitue un véritable cas d’école de l’entreprise qui explore les possibilités du logiciel d’ERP DIMASYS|ENT jusque dans les moindres détails.

Coeman packaging est, comme son nom le laisse supposer, spécialisé dans la distribution de matériel d’emballage final (ruban adhésif, film rétractable, etc.) Et de machines d’emballage, avec tous les accessoires possibles. En 1999 déjà, l’entreprise a commencé à utiliser le logiciel de base de DIMASYS|ENT et aujourd’hui, elle continue à implémenter des extensions.

Luc Vanderbeke, Directeur général : "Le credo de Coeman Packaging est que nos gens doivent consacrer le maximum de leur temps à notre core-business."

Logo de Coeman Packaging

L’efficacité pour tout

“Dans notre entreprise, nous remettons en question les tâches récurrentes pour faire des affaires de manière aussi efficace que possible, une exigence absolue de nos jours. Il est entre-temps archi-clair que cela fonctionne. Si je vous dis que notre chiffre d’affaires a augmenté de pas moins de 30% en quatre ans pour atteindre 25 millions d’euros, sans avoir dû engager un seul collaborateur administratif supplémentaire, celui qui fait preuve de bon sens aura compris.”

solution ERP chez Coeman Packaging

L’importance de la formation

“La manière de travailler de Coeman a ceci de typique que l’on n’a pas opté directement pour une extension. Tous les collaborateurs doivent d’abord maîtriser un système après une formation intensive. En même temps, ils doivent aussi être formés pour travailler d’une manière uniforme. C’est pourquoi nous avons d’abord évalué si tout le monde maîtrisait le système avant d’aller plus loin. En 2000, il était déjà clair que ce nouveau pas en avant pouvait être effectué et nous avons alors implémenté le module de marketing, un module particulièrement important pour nous.”

La raison de l’importance de ce module de marketing apparaît rapidement lorsque Luc Vanderbeke explique comment fonctionne la société. Coeman Packaging possède une vingtaine de commerciaux externes tant aux Pays-Bas et en France qu’en Belgique et ceux-ci doivent pouvoir communiquer aussi efficacement que possible avec la société mère.

“Dès 2000, tout le monde a été équipé d’un ordinateur portable, permettant d’avoir accès à notre système via l’ADSL. Elément très intéressant: on pouvait introduire un rapport en temps réel, de telle sorte que nous pouvions, ici à Waregem, voir directement quelles actions devaient être entreprises. Inversement, le représentant bénéficiait aussi d’un feedback parce qu’il pouvait suivre ce qui s’était passé et comment cela avait été suivi.

DIMASYS Taskcentre et CORSA DMS

Ces dernières années, Coeman Packaging a également encore ajouté d’autres modules au logiciel de base. Luc Vanderbeke est très enthousiaste surtout quant au module DIMASYS Taskcentre ajouté en 2004 et au module CORSA DMS mis en service en juin 2005. “CORSA DMS nous rend d’excellents services pour la gestion automatisée des documents. Le courrier entrant est scanné, après quoi le stockage du papier n’est plus nécessaire. L’élément particulièrement fort ici, c’est que nous pouvons archiver toute la communication avec le client de manière centralisée, client par client. A l’exception de la comptabilité et de la réception, il a été interdit à tous les départements d’encore conserver des documents papier, ce qui permet à l’entreprise de réaliser un gain de temps de 12 à 15 heures par semaine!”

“Cela offre divers avantages pour le client. Le client a besoin d’un mode d’emploi? On le retrouve alors directement dans le système et on le transmet tout en restant en ligne. Il en va de même pour nos gens sur la route. Sans parler de l’approbation électronique des factures. Avant, la comptabilité devait attendre pour payer les factures jusqu’à ce que lui parvienne une note signée. Aujourd’hui, le responsable concerné transmet cela de manière électronique et, inversement, on voit grâce à cette réaction pourquoi une facture n’a éventuellement pas été payée et vous avez ainsi directement une explication à donner au fournisseur qui en demande une.”

“DIMASYS Taskcentre comprend une quarantaine d’alertes particulièrement intéressantes pour nous. Il est vital, par exemple, que suive une communication automatique à la comptabilité lorsqu’une limite de crédit est dépassée. A côté de cela, on trouve notamment des alertes pour le service commercial, on bénéficie d’un aperçu automatique de toutes les machines qui ne sont pas payées à temps, chaque collaborateur concerné reçoit un aperçu des commandes notées le jour précédent et nous pouvons même avertir les clients automatiquement lorsque nous ne pouvons pas tenir une promesse pour la semaine suivante.”

Scanning des notes d’expédition

En vue de l’avenir également, il y a encore de grands projets avec DIMASYS|ENT. La prochaine étape concernera le scanning de notes d’expédition signées. Ce système devrait être opérationnel juste avant les vacances estivales de 2006.

“Ecoutez, nous travaillons constamment avec des transporteurs tant internes qu’externes, ce qui signifie que nous recevons chaque mois des montagnes de papiers qui, en outre, ne sont pas numérotés. Avec comme conséquence le fait qu’il faut investir énormément de temps dans le classement manuel de ces documents. Grâce à ce nouveau module, cela appartiendra définitivement au passé et nous gagnerons de nouveau beaucoup de temps précieux!”

Luc Vanderbeke, Directeur général : "C’est que nous pouvons archiver toute la communication avec le client de manière centralisée, client par client."

Coeman Packaging

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