“Dès 2000, tout le monde a été équipé d’un ordinateur portable, permettant d’avoir accès à notre système via l’ADSL. Elément très intéressant: on pouvait introduire un rapport en temps réel, de telle sorte que nous pouvions, ici à Waregem, voir directement quelles actions devaient être entreprises. Inversement, le représentant bénéficiait aussi d’un feedback parce qu’il pouvait suivre ce qui s’était passé et comment cela avait été suivi.
DIMASYS Taskcentre et CORSA DMS
Ces dernières années, Coeman Packaging a également encore ajouté d’autres modules au logiciel de base. Luc Vanderbeke est très enthousiaste surtout quant au module DIMASYS Taskcentre ajouté en 2004 et au module CORSA DMS mis en service en juin 2005. “CORSA DMS nous rend d’excellents services pour la gestion automatisée des documents. Le courrier entrant est scanné, après quoi le stockage du papier n’est plus nécessaire. L’élément particulièrement fort ici, c’est que nous pouvons archiver toute la communication avec le client de manière centralisée, client par client. A l’exception de la comptabilité et de la réception, il a été interdit à tous les départements d’encore conserver des documents papier, ce qui permet à l’entreprise de réaliser un gain de temps de 12 à 15 heures par semaine!”
“Cela offre divers avantages pour le client. Le client a besoin d’un mode d’emploi? On le retrouve alors directement dans le système et on le transmet tout en restant en ligne. Il en va de même pour nos gens sur la route. Sans parler de l’approbation électronique des factures. Avant, la comptabilité devait attendre pour payer les factures jusqu’à ce que lui parvienne une note signée. Aujourd’hui, le responsable concerné transmet cela de manière électronique et, inversement, on voit grâce à cette réaction pourquoi une facture n’a éventuellement pas été payée et vous avez ainsi directement une explication à donner au fournisseur qui en demande une.”
“DIMASYS Taskcentre comprend une quarantaine d’alertes particulièrement intéressantes pour nous. Il est vital, par exemple, que suive une communication automatique à la comptabilité lorsqu’une limite de crédit est dépassée. A côté de cela, on trouve notamment des alertes pour le service commercial, on bénéficie d’un aperçu automatique de toutes les machines qui ne sont pas payées à temps, chaque collaborateur concerné reçoit un aperçu des commandes notées le jour précédent et nous pouvons même avertir les clients automatiquement lorsque nous ne pouvons pas tenir une promesse pour la semaine suivante.”
