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La PME familiale passe à l’ère digitale avec l’aide de DIMASYS|ENT

Un entrepôt additionnel à Roulers pour Dema-Shop

La société de software Infomat, membre depuis peu du groupe KCS (Kerridge Commercial Systems), aide le distributeur Dema-Shop à automatiser et digitaliser d’avantage ses activités. Le choix pour DIMASYS va de pair avec la croissance actuelle de Dema-Shop, qui construit d’ailleurs un nouvel entrepôt de 4500 m² supplémentaires. Le directeur Frederik Debrabander l’affirme : “Avec DIMASYS et les liens qui l’accompagnent, nous opérons un changement technologique sans précédent pour notre entreprise”.

Dema-Shop a été fondée il y a 40 ans par Marc Declercq à Gistel (Flandre Occidentale) avec un focus sur la commercialisation de systèmes d’irrigation pour l’agriculture. Avec les années, la gamme s’est fortement élargie. A l’époque, cette évolution a conduit à une première délocalisation à Ardooie pour se détourner il y a vingt ans vers un site de 8730 m² dans la Ovenstraat à Roulers, aujourd’hui bâti sur 4 000 m². Il y a douze ans, la famille Debrabander a repris Dema-Shop qui n’était active que dans l’irrigation et l’outillage annexe. Ces dernières années, la gamme a été considérablement élargie, avec les éléments de transmission, l’irrigation pour le jardin, les tuyaux et raccords, les outils et machines pour les professionnels. “Pour le futur, nous avons acquis un terrain de 8000 m² dans la zone industrielle voisine d’Ovenhoek, sur lequel nous construirons un entrepôt de 17 mètres de haut pour une surface de 4500 m². L’ensemble est conçu dans une optique d’automatisation. Nous espérons commencer à utiliser le nouveau bâtiment à la fin de l’année prochaine”, explique Frederik Debrabander.

Lien avec l’industrie agro-alimentaire de la région

Aujourd’hui, l’entreprise emploie 24 salariés et distribue ses produits vers 2000 clients actifs. Dans les 25 km autour de Dema- Shop, on dénombre pas moins de 13 producteurs de légumes. Pas étonnant que les agriculteurs et horticulteurs représentent 30% du chiffre d’affaires. Les autres groupes clients sont les entreprises du bâtiment (30%) et l’industrie (20%). Les 20% restants proviennent des ses activités de grossiste.

Dema-Shop est distributeur en Belgique du fabricant italien Idrofoglia (Lunano) et demeure donc le spécialiste indéniable des produits et systèmes d’irrigation à destination de l’agriculture. Sur les 100 000 produits référencés dans sa gamme, Dema-Shop en gère 60 000 en stock. Citons par exemple : les matériaux en PVC et la tuyauterie, vendus aux entreprises de construction et aux installateurs de piscines, les pompes à eau, équipement de sécurité et EPI, pièces d’usure, tuyaux industriels, raccords et joints de tuyaux, vannes et raccords, systèmes de tuyauterie en métal, technologie d’étanchéité, systèmes de tuyauterie en plastique, outils, machines, fixations, hygiène, nettoyage et entretien industriel, entretien du jardin, etc... “Pour chaque groupe de produits, il y a au moins un spécialiste interne pour discuter avec le client, ce qui est l’une des forces de Dema- Shop. Nos clients bénéficient aussi de notre stock important car ils sont servis très rapidement, avec aussi un service de réparation interne qui est en permanence à leur écoute”, précise notre interlocuteur.

Nécessité de disposer d’un ERP super performant

Pour réussir son plan d’expansion, Frederik Debrabander s’est rendu compte de l’importance stratégique d’être soutenu par un ERP moderne et performant tel que DIMASYS. Jusqu’à présent, Dema-Shop avait utilisé l’ERP en place lors du rachat. Pour le futur, il n’était pas envisageable de le conserver. Dema-a débuté à utiliser DIMASYS le 1er octobre 2019. Tous les modules de base (achat, vente, gestion des stocks, traitement des commandes, service après-vente, vente au comptoir, la comptabilité…) sont utilisés. Le module SAV est également utilisé pour les réparations et le suivi des machines avec numéros de série. Infomat a également développé une solution spécifique au problème de prix des écrous et boulons. Quant au Taskcentre de DIMASYS, il fournit à Dema-Shop un outil de communication interne super pratique en délivrant des messages et des alertes vers la bonne personne, quand quelque-chose se passe, par exemple au niveau du suivi des offres, ou dans les mouvements de stocks.

Frederik Debrabander: “Une nouvelle extension n’aurait pas été possible sans DIMASYS’’

Catapultée dans le monde digital

Frederick Debrabander est bien conscient que Dema-Shop a fait un bond en avant technologique en un rien de temps. «L’un des grands avantages de DIMASYS réside dans les possibilités de contrôle approfondi des performances de l’entreprise. Stocks, offres (flux et statut), état des marchandises,… tout est traçable, aussi bien à l’achat qu’à la vente. Il est déjà clair qu’avec le temps, les erreurs de stock deviendront exceptionnelles. Le module Min / Max, qui deviendra pleinement dynamique à l’avenir, assure une plus grande efficacité dans la gestion des stocks. Le suivi hebdomadaire des commandes en souffrance nous a permis de réduire considérablement les délais de commande et de livraison. Tout cela s’est traduit par une plus grande satisfaction client », explique le manager. Ce qui est remarquable, c’est que Dema-Shop ne s’est pas limité à la mise en place d’un nouveau système ERP. Elle a profité de l’occasion pour introduire dans l’entreprise la gestion électronique des documents ainsi que la Business Intelligence. Dorénavant, toutes les factures entrantes sont numérisées. Mais pas seulement : en réalité ce sont tous les types de documents qui sont numérisés et distribués par e-mail, en interne ou en externe. Aujourd’hui déjà, 80% des factures sortantes sont envoyées par e-mail. «Avec Document Management de DIMASYS, nous avons réussi à réduire notre montagne de papier de 80%», explique le responsable. Frederik Debrabander poursuit avec enthousiasme : «quand à i8, l’outil de Business Intelligence couplé à DIMASYS, c’est un outil fabuleux pour le management et la prise de décisions, toutes les données cruciales sur les articles, les stocks, les rendements, sont visibles dans des graphiques dynamiques ». DIMASYS permet à nos spécialistes produits de continuer à développer leurs connaissances, et à mieux les structurer. Au final, elles sont mieux exploitées commercialement pour en faire profiter les clients». Frederik Debrabander estime le gain de productivité après un an à environ 20%. Sans la crise sanitaire et son impact, il est clair que notre performance aurait été meilleure mais c’est certain qu’on remontera plus rapidement la pente grâce à DIMASYS.

DIMASYS vital pour le plan d’expansion

En 2021, le nouveau hall de stockage sera opérationnel. A ce moment, tous les utilisateurs seront pleinement familiarisés avec les fonctionnalités de DIMASYS. On ne pouvait pas rêver à un meilleur timing. Frederik Debrabander conclut et admet que : “Sans un système ERP performant comme DIMASYS, il aurait été impossible d’augmenter notre capacité de stockage de la sorte”. Depuis toujours, la PME est active uniquement en Flandre et va pour la première fois de son histoire proposer ses produits et services en Wallonie avec l’engagement de deux vendeurs, preuve que la PME se sent armée pour l’avenir avec son nouvel ERP

Convaincu par cette étude de cas

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