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La quincaillerie Knapen multiplie les plans d’expansion

Grâce à DIMASYS|WKG, l'organisation est prête pour la croissance

Le distributeur d’outillages Knapen (Assent) prévoit des plans d’expansion à plusieurs niveaux. “Sur le plan financier, logistique comme IT, nous sommes prêts”, déclare Sam Knapen. L’application ERP DIMASYS|WKG est déjà utilisée pour tous les processus. Prochainement, la PME va lancer son webshop, et va digitaliser tous les flux des documents. Pour celà, Knapen Tools peut compter sur Infomat et sur son expertise qu’elle a acquise au fil des années chez les autres clients du secteur.

Fils d’un grossiste en produits HVAC, Sam Knapen a fondé un commerce d’outils en 2011 dans la maison de ses parents à Schaffen. Pendant cinq ans, il était aussi actif dans l’entreprise familiale vendue en 2009. Au démarrage, l’activité se base surtout sur la vente de remorques. Knapen avait une très bonne connaissance des besoins du marché local et a vu le potentiel pour développer une gamme d’outils spécialisés. Apparemment, à juste titre, car il y a six ans, Knapen s’installait dans la zone d’activité de Langenrode pour occuper un nouveau bâtiment de 1 200 m². Un showroom supplémentaire de 600 m² a été aménagé à l’étage supérieur. Entretemps, la gamme s’est étendue autour des remorques, matériaux de fixation (chimiques et mécaniques), outillage portatif, vêtements de travail et de protection individuelle (EPI). Pour maintenir le délai de livraison aussi court que possible, Knapen limite consciemment le nombre de fournisseurs à environ 150. La société gère quelques neuf mille articles en stock, sur une gamme totale de 400 000 références. Avec une dizaine de salariés, la PME a réalisé l’an dernier un chiffre d’affaires de 5,4 millions d’euros. 95% du chiffre d’affaires est réalisé sur le segment B2B avec les entreprises de construction, des garages, les industries et les villes et communes.

Service et disponibilité

Sam Knapen indique que le commerce d’outillage peut avoir une connotation “vieillotte”, surtout si on le gère encore “à l’ancienne”, mais Knapen veut faire les choses différemment pour se démarquer’’, explique le directeur. Le service et la disponibilité sont d’une importance capitale pour l’entreprise. Ainsi, on ouvre déjà le magasin à 6h00 du matin et on ferme à 18h00. Les ventes comptoir comptent encore pour 30 à 40% dans le chiffre d’affaires total. Avec un camion et deux camionnettes, Knapen Tools propose aussi un service de livraison. Il s’agit de livraisons pour des clients spécifiques à des jours fixes. Certains clients sont livrés 2 à 3 fois par semaines. On essaie que chaque client ait toujours la même personne comme point de contact dans l’entreprise. Nous avons aussi notre propre service de réparation.

Un logiciel ERP performant qui soutient notre croissance

Pour organiser ses activités de façon optimale, Knapen a besoin d’un ERP performant. Le logiciel is en place par la PME au début de ses activités s’est révélé incapable de faire face à l’évolution technologique. De plus, la communication avec le vendeur était très difficile. Sam Knapen : “Quand on s’est mis à la recherche d’une nouvelle solution, on s’est rendu compte qu’il nous faudrait une personne en interne avec des compétences IT afin de lister les fonctionnalités nécessaires, de vérifier la qualité de la base de données articles, et d’assurer le support aux collègues”. Knapen a ainsi recruté Jens Snyers comme chef de projet afin de mettre en place l’environnement nécessaire à l’informatisation poussée de la PME. Pendant six mois, Snyers a examiné le progiciel ERP existant et a listé en détail les forces et faiblesses. “Le résultat a été que nous pouvions nous mettre à la recherche d’un nouveau prestataire en étant très bien informés et en sachant précisément ce que nous voulions, afin d’éviter les erreurs du passé”, se souvient Sam Knapen. “Pour ce type de projet IT, c’est un atout indéniable d’avoir quelqu’un en interne qui va être le leader”, ajoute-til. Finalement, Knapen décida pour DIMASYS|WKG qui est déjà utilisée chez d’autres membres du groupement d’achat Menouquin. Snyers s’est renseigné auprès des membres Menouquin en jaugeant les utilisateurs, mais s’est également renseigné en dehors. Les avis reçus ont été déterminants dans le choix de Dimasys.Knapen installa ainsi les modules achats, ventes, stocks, réceptions, ventes caisse, webshop et la comptabilité. Jens Snyers: “Nous avons pris une licence pour 15 utilisateurs et avions planifié d’installer ces fonctionnalités de base en 6 mois. En réalité, nous avons pu démarrer avec DIMASYS|WKG, avec un mois d’avance. Ce fut une période très intense en particulier car nous avons opté pour une nouvelle façon de gérer les stocks et que nous sommes repartis de zéro pour recréer la base de données articles. En plus, cette période nécessitait de consacrer beaucoup de temps à former le personnel pour obtenir une acceptation plus rapide du nouvel outil. Le fait que les employés sont dans l’ensemble relativement jeunes et orientés informatique a aussi facilité les choses”. “Déjà maintenant, on constate une gestion des stocks plus efficace. C’était par le passé pas mauvais mais de grandes étapes ont été franchies. Je suis beaucoup plus serein : j’ai une meilleure vision sur ce qui est en stock, sur ce qui est sorti et sur ce qui doit rentrer. Les erreurs ont fortement diminué”, explique Sam Knapen. L’ERP est aussi utilisé pour organiser les réparations de machines. La liaison avec la comptabilité permet de mieux gérer les débiteurs et le personnel à la caisse comme les représentants sur la route ont cette information.

Step by step...

Le déploiement prudent de DIMASYS|WKG étape par étape a été un bon choix. L’entreprise fera encore de la sorte à l’avenir. Jens Snyers: “Dans le courant de l’année, on a planifié le démarrage du webshop avec le lien EZ-Base qui est disponible dans DIMASYS|WKG. Pour l’instant, nous avons activé le lien uniquement pour un fournisseur pour tester de façon automatique l’enrichissement et la synchronisation des données. On voit le webshop avant tout comme un service supplémentaire offert aux clients. Dès que tous les processus de back-office seront automatisés, on pourra utiliser le webshop comme un véritable canal de vente”. Knapen se connecte également aux plateformes de commande de ses fournisseurs. Dans le futur, des initiatives seront prises pour améliorer la communication avec les clients. On sait qu’on peut communiquer de façon totalement automatisée vers les clients pour les avertir de l’arrivée de leurs commandes, que les réparations sont finies, qu’il y a un paiement en retard,… “Les informations fournies par l’ancien logiciel étaient de mauvaise qualité. Avec DIMASYS|WKG, on a une vue parfaite des prestations de l’entreprise en temps réel. On peut générer des statistiques par client et par article. A terme, nous envisageons la mise en place d’un véritable outil de business intelligence. Nous savons qu’on a encore une marge de progression. A chaque étape que nous franchissons avec Dimasys, c’est notre charge de travail administratif qui diminue et notre rendement qui s’améliore”, conclut Sam Knapen.

« Déjà maintenant, on constate une gestion des stocks plus efficace. C’était par le passé pas mauvais mais de grandes étapes ont été franchies. Je suis beaucoup plus serein : j’ai une meilleure vision sur ce qui est en stock, sur ce qui est sorti et sur ce qui doit rentrer. Les erreurs ont fortement diminué » – Sam Knapen

...vers une expansion future?

DIMASYS|WKG permet à la direction de Knapen d’envisager l’avenir avec confiance. Tous les processus existants ont pu être améliorés mais Dimasys sert aussi de base pour pouvoir concrétiser de futures expansions des activités. “ Que ce soit sur le plan logistique, financier et IT, nous sommes prêts”, conclut Sam Knapen

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