La stratégie digitale de VOS vise à réaliser un gain de productivité de 20%

Frans Vos, le père de Stanny, Marc et Frank, débuta dans les années 60 avec la construction d’étables. Il était représentant pour un fa- bricant d’aliments pour animaux quand il eu l’ambition de se lancer comme indépendant. Dans les an- nées 70, il achète un magasin de meubles à Brecht qui avait brûlé. Il le rénove et le transforme en salle d’exposition. A la demande des clients, Frans Vos débute aus- si la vente d’accessoires pour les agriculteurs (fourches, brouettes, postes de soudage,…). Dans ces mêmes années, il commencera aussi la production artisanale de portes de garage qu’il stoppera as- sez vite pour devenir distributeur officiel de l’allemand Hörmann. A ce moment, la voie de l’entreprise est tracée et son développement se fera sur l’outillage et la quincaillerie avec VOS TOOLS et les portes avec VOS POORTEN. En 2014, un terrain de 18 000 m² est acheté à une ancienne entreprise de matériaux de construction qui se trouvait jus- te en face du showroom. Deux bâ- timents distincts y sont construits pour les deux entreprises. L’ensem- ble a nécessité un investissement d’environ 5 millions d’euros.

Croissance organique et externe

Alors que Vos Poorten est actif dans toute la province d’Anvers, Vos Tools est surtout présente dans un rayon de 25 à 30 kilomètres au- tour de sa base de Brecht. Outre sa croissance organique naturelle, la quincaillerie enregistre aussi une croissance externe. Dans un pre- mier temps avec l’acquisition d’un dealer Hitachi et ensuite avec l’acquisition en 2015 de Van Proeyen N.V dont les activités sont trans- férées à Brecht. Deux ans plus tard, c’est Cop Tools de Boom qui est rachetée et qui reste active avec sa propre identité au sein du groupe.

«Vos Tools est d’avantage orientée vers le secteur de la construction et l’agriculture, tandis que Cop Tools se spécialise plus sur l’industrie», précise le directeur général Stanny Vos. Depuis, Stanny a été rejoint par ses frères, Frank (responsable financier) et Marc (responsable de Vos Poorten), et par son fils Philip (responsable des achats et responsable informatique). Les trois frères détiennent chacun un tiers des parts des deux sociétés. Le groupe compte 60 collabora- teurs (35 chez Vos Tools, 15 chez Vos Poorten et 10 chez Cop) et a réalisé l’année dernière un chiffre d’affaires consolidé de 20 millions d’euros.

Le choix de DIMASYS|ENT

Jusqu’à l’automne 2020, Vos Tools et Vos Poorten travaillaient avec un programme de facturation avec des fonctionnalités ERP limitées, dont le support a en plus été interrom- pu. La technologie du programme ne permettait plus d’évoluer et cer- tainement pas vers l’e-commerce. Stanny Vos, en tant que président du groupement d’achat Asamco, s’est naturellement tourné vers ses confrères quand il s’est mis à la recherche d’une nouvelle solution ERP. C’est ainsi qu’il s’est rendu compte que plusieurs membres Asamco travaillaient avec satis- faction avec le logiciel DIMASYS d’Infomat. “Un avantage de DI- MASYS était le lien avec EZ-Base (la base de données spécifique qui regroupe de très nombreux four- nisseurs du secteur et qui permet d’enrichir la base de données arti- cles) ainsi que le module Interco pour automatiser les flux entre les sociétés du groupe. Last but not the least, COP utilisait depuis 2018 le logiciel DIMASYS”, explique Philip Vos. La famille Vos ne semble pas regretter son choix.

Vos Tools a commencé en novembre avec DIMASYS et on peut dire que le système fonctionne main- tenant correctement, «malgré les formations qui ont du se faire obli- gatoirement à distance via Teams ce qui n’a pas simplifié les choses», souligne Frank Vos. L’entreprise a pu démarrer aussi vite grâce à la présence d’une toute nouvelle base de données de 50.000 articles ainsi qu’à l’énergie déployée par tous les employés pour y arriver.

Le tournant digital est amorcé

VOS Tools semble avoir trouvé un partenaire solide pour atteindre ses fortes ambitions dans sa stratégie digitale. “La plupart des flux (Achat, Vente, Gestion des offres, Vente comptoir, …) fonctionnent bien et ont pris leur rythme de croisière,” affirme Stanny Vos. D’ailleurs, la direction de la société soeur Cop Tools est étonnée du parcours « fluide et quasi sans stress » qu’a réalisé Vos Tools. Frank Vos : “L’introduction de DIMASYS nous a obligé à réorganiser certains processus métiers. Par exemple, les factures d’achat doivent être enregistrées d’une manière différente. Nous sommes biensûr encore en train d’apprendre, mais je suis convaincu que tout ira bien et que la productivité sera bientôt plus élevée, que j’estime à plus de 20% d’ici 2022”. A ce moment, le système WMS sera opérationnel ce qui constituera un cap important. Un consultant spécialiste de la logistique est actuellement en train d’analyser le fonctionnement de l’entrepôt. “Aujourd’hui, nous sommes déjà face à un manque d’espace dans l’entrepôt. Nous attendons les conclusions de l’étude et sommes prêts à l’idée d’organiser l’entrepôt différemment pour être plus efficaces et gagner de la place” conclut Stanny Vos.

Encore beaucoup d’étapes à franchir

Vos Tools a commencé à travailler avec des communications EDI pour les confirmations de commande et les factures. Le nouveau module de caisse est plus efficace et une nouvelle nouvelle façon de travailler a été mise en place pour le service qui gère les retours et les réparations. Une fois que le WMS sera installé et que le scanning sera généralisé, il est évident que les erreurs vont diminuer et que tout se fera plus vite. Le module intégré de gestion documentaire servira d’abord pour numériser les notes d’envoi et les rapports d’intervention pour ensuite digitaliser l’ensemble du flux de facturation. Au moment d’écrire ces lignes, le module de Business Intelligence était en cours d’implémentation. “Nos attentes en i8 BI sont très élevées.

DIMASYS joue sans conteste un rôle majeur dans la professionnalisation de l’entreprise familiale. Nos interlocuteurs en sont convaincus: “la rationalisation des processus se traduira par une plus grande efficacité dans les relations avec les clients et les fournisseurs”.

Dans le même esprit, la direction sait qu’elle peut aussi compter sur le Taskcentre qui génère automatiquement des notifications vers les bonnes personnes en fonction d’évènements spécifiques qui se produisent dans l’ERP. Prochainement, c’est au tour de la société soeur Vos Poorten de démarrer avec DIMASYS. Les deux sociétés ont de nombreux clients en commun. Il est donc logique qu’elles utilisent la même base de données pour une meilleure approche client.