Cypers N.V. (Wijnegem), distributeur de panneaux pour la construction et la décoration, a fortement élargi ses stocks et augmenté sa gamme ces dernières années, en positionnant plus que jamais le client au coeur de sa stratégie. L’application ERP DIMASYS a rendu possible cette évolution. En 2014, la PME familiale installa le système de gestion et d’archivage de documents Corsa ECM. Début 2017, c’est CAS genesisWorld CRM qui est déployé chez Cypers par les équipes d’Infomat. Une fois la vitesse de croisière atteinte, le distributeur espère que l’application CRM aidera à atteindre une augmentation des ventes de l’ordre de 10 à 15%. Le directeur général, Kris Rens, compte sur le CRM pour se positionner sur le marché des projets, plus systématiquement que ce que Cypers ne l’a fait par le passé.
En 1923, à partir d’Anvers, John Cypers entama l’importation et la distribution de panneaux bloc et de panneaux triplex sur le marché belge. Depuis 1965, la société est aux mains de Florent Van Alsenoy, qui a récemment fêté ses 102 ans. Depuis 1974, la société est installée à Vosveld (Wijnegem), et est un distributeur réputé en Belgique de toutes sortes de panneaux, au service des fabricants de meubles, de cuisine, menuisiers, architectes … Cypers distribue notamment les produits du fabricant Pfleiderer, société côtée en Bourse, et connue pour sa collection unique DST (produits Duropal et Thermopal), les produits Alpi, spécialiste italien du placage reconstitué, les produits des sociétés allemandes Eltec (panneaux postformés) et Alpha-Akustik pour les panneaux acoustiques. Plus récemment, Cypers conclut un partenariat avec la firme italienne BTS SpA, fabricant du matériau Betacryl Solid Surface. Les clients de Cypers sont les fabricants de meubles, de cuisines, et chambres à coucher, les architectes, les charpentiers, les menuisiers, …
Augmentation sensible des volumes stockés
Pour diminuer les délais de livraison, Cypers a fait passer sa surface de stockage à Wijnegem de 3.700 m² à 6.000 m². C’était devenu une obligation vu l’élargissement de la gamme de produits. En 2016, la société décida de livrer ses clients avec ses propres camions, toujours dans le but de proposer un service optimal et personnalisé. Cypers satisfait d’Infomat Cypers travaille avec DIMASYS et Infomat depuis 1998. La solution a pu soutenir les premières évolutions. “DIMASYS n’a pas eu la moindre peine à gérer l’évolution très importante de la gamme de nos produits. Nous sommes satisfaits tant du produit que des services prestés”, indique le CEO Kris Rens. Pas surprenant que la société s’adresse de nouveau à Infomat pour ses prochains investissements IT. Kris Rens: “En 2014, le système Corsa ECM (Enterprise Content Management) a été installé, et intégré parfaitement avec DIMASYS. Le résultat est que 80% des documents (achats, ventes, notes d’envoi, factures,…) sont envoyés sous format électronique.
CAS genesisWorld
De quelques utilisateurs au début de l’année, les trois quarts travaillent aujourd’hui avec le CRM. Kris Rens est très conscient du fait que l’apprentissage prendra encore un an et demi et que les collaborateurs devront avoir la discipline nécessaire pour en retirer le meilleur rendement. Un dossier central par client est créé dans genesisWorld où les informations pertinentes venant de l’ERP, des e-mails sont sélectionnées pour y être archivées. Ainsi, les collaborateurs qui sont « sur le terrain », disposent en un coup d’oeil sur leur laptop ou smartphone de toute l’information utile concernant le client (les achats, les commandes en cours, le chiffre d’affaires, les retours, les demandes d’échanges, les plaintes,…). La synchronisation automatique quotidienne assure à l’utilisateur de disposer en permanence des données les plus récentes. Il gagne ainsi beaucoup de temps dans sa préparation de visite de client puisque toute l’information est centralisée et mise à jour. genesisWorld apporte clairement des garanties tant pour la continuité de la société que pour la relation avec les clients car toute l’information reste accessible et consultable, même en cas de changement d’interlocuteur. Dans le cas spécifique de Cypers, le CRM fournit aux Account Managers une vue rapide et sans équivoque des modèles de remises commerciales qui sont définis dans DIMASYS pour chaque client. Maintenant, il n’est plus possible d’accorder d’autres remises que celles définies dans DIMASYS et consultables dans le CRM.
Via genesisWorld, les commerciaux et techniciens gèrent leur agenda et leurs tâches de façon optimale. Le système peut définir quelles tâches doivent être distribuées (automatiquement) à telle ou telle personne dans la société. Grâce à la fonction de géolocalisation, le commercial peut, en cas d’annulation d’un rendez-vous, tenter de rencontrer un autre prospect ou client dans les environs. Kris Rens compte particulièrement sur le CRM pour que Cypers se positionne très efficacement sur un maximum de projets. La complexité de suivi d’un projet a fait que par le passé, il arrivait souvent de ne pas y répondre, ou de ne pas le suivre correctement, par manque d’outil et de méthodologie. “ Le trajet d’un projet prend parfois 1 à 2 ans dans notre métier entre la réception d’un cahier des charges, l’attribution, l’exécution, … genesisWorld va révolutionner notre façon de travailler et le module Projet va nous permettre d’être constamment au courant des tâches à réaliser”.
L’apprentissage
Kris Rens considère que l’apprentissage prendra encore un an et demi. Pendant cette période, chaque historique client est complété et partagé à travers toute la société. “ Mieux connaître le client engendre d’office une meilleure réponse à ses besoins, avec comme conséquence évidente une plus grande satisfaction et fidélisation de la clientèle, et l’espoir d’augmenter au minimum de 10% notre chiffre d’affaires dès l’année prochaine” conclut Kris Rens.
