Inspelen op sectorspecifieke gegevens
“De keuze voor DIMASYS|ENT werd niet alleen ingegeven door hetgeen we hierboven aanhaalden. Omdat het systeem via een veertigtal modules uitblonk door zijn verrassend grote veelzijdigheid bleek Infomat ook op andere vlakken de ideale partner. Wat vooral werd geapprecieerd, was dat DIMASYS|ENT niet alleen toeliet om in te spelen op sectorspecifieke gegevens, maar ook dat het pakket kon geïntegreerd worden met een boekhoudpakket en dat het diverse andere eigenschappen moest vertonen om diverse programma’s te gebruiken.” “In onze sector zijn er dingen die eigen zijn aan de elektrowereld”, verduidelijkt Bert Vermeiren. “Neem nu bijvoorbeeld de kabels die we in voorraad hebben. Die kabels worden gestockeerd op haspels, waardoor we dus perfect moeten weten hoeveel meter er op elke haspel beschikbaar is, zodat de klant het juiste antwoord op een vraag kan krijgen. Bovendien bevatten die kabels, die ongeveer 10 procent van onze omzet uitmaken, ook koper, een metaal dat aan sterke prijsschommelingen onderhevig is. Om optimaal te werken, is het bij kabels nodig dat we elke dag de koers kunnen invoeren en zo de prijs laten variëren al naargelang de prijs van de grondstof. Andere specifieke zaken voor onze sector zijn onder meer de BeBat-regeling en het bestaan van auteursrechten. Het systeem moet bijgevolg kunnen inspelen op die verwijderingstaksen en op de auteursrechten die geheven worden op, bijvoorbeeld, muziektapes of videobanden.”
Exact financials: een geïntegreerd boekhoudpakket
“Ook een geïntegreerd boekhoudpakket was geen overbodige luxe”, vervolgt Marc Cheyns. “Zo is het van enorm groot belang dat de verkoop aan de toonbank kan werken met een directe factuur, die meteen in de boekhouding (i.e. Exact Financials C/S) wordt opgenomen. Hetzelfde geldt voor aankoopfacturen, waardoor het mogelijk wordt om telkens we dat willen prijsvergelijkingen te maken. Hét grote voordeel met DIMASYS|ENT is dat het systeem alle stappen in de cyclus van de verkoop dekt, van het order, over de pickbon in het magazijn tot de zendnota en de factuur. Er is nimmer een dubbele ingave nodig, een scenario dat identiek werkt naar aankoop toe.” “We kozen bovendien voor een modern pakket”, vult Bert Vermeiren nog aan. “Dit pakket bevatte immers de mogelijkheid om e-mail, Excel, foto’s… te integreren en ondertussen hebben we ook de uitbreiding naar een volledige E-commerce omgeving genomen.”
DIMASYS|ENT ook voor Fegime belgium
De Group Cheyns past het systeem overigens niet alleen in de eigen groep toe. Het systeem werd ook geïmplementeerd bij Fegime Belgium, een federatie van bevriende elektrogroothandels die door Marc Cheyns en door diens collega-gedelegeerd bestuurder Rudolf Daveyne opgericht werd, als tegengewicht van de grote holdings. “Het ERP-pakket DIMASYS|ENT werd eerst ingevoerd bij andere leden van Fegime Belgium, voor het ook bij de Group Cheyns toegepast werd”, besluit Marc Cheyns. “Via Fegime Belgium hadden we immers ook de mogelijkheid een stuk maatwerk gezamenlijk te laten uitvoeren. Zoveel is wel duidelijk: als we als groothandel ook in de toekomst ons woordje mee willen blijven spreken in Europa, dan moeten we ons via samenwerkingsverbanden als Fegime als groothandel profileren ten opzichte van buitenlandse holdings. Alleen zo kunnen we een tegengewicht vormen voor de grote golf overnames.