Skip to content

COEMAN PACKAGING

Omzetcijfer met 30% gestegen in 4 jaar zonder een extra administratieve kracht!

Een schoolvoorbeeld van een bedrijf dat de mogelijkheden van het ERP-pakket DIMASYS|ENT tot in de kleinste details kent, is het in Waregem langs de E17 gevestigde Coeman Packaging. Coeman Packaging is, zoals de naam laat vermoeden, een spe­cialist in de verdeling van eindverpakkingsmateriaal (kleefband, rekfolie, omsnoering,…) en eindverpakkingsmachines, met alle mogelijke toebehoren. In 1999 al ging men er van start met het basispakket van DIMASYS|ENT en nu, zeven jaar later, blijft men maar uitbreidingen implementeren.

Efficiëntie voor alles

“Het credo bij Coeman Packaging is dat onze mensen hun tijd maximaal moeten kunnen ge­bruiken voor onze core business”, zegt algemeen di­recteur Luc Vanderbeke. “Bij ons bedrijf stellen we steeds terugkerende taken altijd in vraag om zo efficiënt mogelijk zaken te doen, een absolute vereiste de dag van vandaag. Dat het werkt, is inmiddels overduidelijk. Als ik zeg dat ons omzetcijfer op vier jaar tijd met maar liefst 30 procent ge­stegen is naar 25 miljoen euro, zonder dat ook maar één enkele administratieve kracht extra nodig was, dan weet de goede verstaander voldoende.”

Belang van opleiding

Typisch aan de Coeman-manier van werken, is dat men niet meteen opteerde voor een uitbreiding. “Alle medewerkers moeten een systeem eerst in de vingers hebben na een in­tensieve opleiding. Ze moeten tegelijkertijd ook getraind zijn om op een uniforme manier te werken. Daarom dat we eerst evalueerden of iedereen het systeem in de vingers had, voor we een stap verder zetten. In 2000 was al duidelijk dat die nieuwe stap voorwaarts kon gezet worden en implementeer­den we de voor ons bijzonder belangrijke marketingmodule.”

Het waarom van het belang van die marketingmodule wordt vlug duidelijk als Luc Vanderbeke ons uitlegt hoe de firma functioneert. Coeman Packaging heeft een twintigal commer­ciële buitendienstmedewerkers in zowel Nederland, Frankrijk als België en die moeten zo efficiënt mogelijk kunnen com­municeren met het moederbedrijf.
“Vanaf 2000 werd iedereen uitgerust met een draagbare computer, waarmee men via ADSL meteen toegang kon krijgen tot ons systeem. Heel interessant was dat men in real time een rapportering kon ingeven, waardoor we hier in Waregem meteen konden zien welke acties er ondernomen moesten worden. Omgekeerd kreeg ook de vertegenwoordi­ger feedback omdat hij kon opvolgen wat er was gebeurd en hoe er was opgevolgd.

“In 2006 gingen we nog verder, iedereen werd immers uit­gerust met een nieuwe portable, waarmee het via WiFi of een datakaart mogelijk wordt om waar men zich ook bevindt contact op te nemen met de firma. Het voordeel is duidelijk: heeft men een klant bezocht, dan kan men meteen daarna te velde rapporten doorgeven aan ons, waardoor we nog flexibeler kunnen werken. De buitendienstmedewerker krijgt meteen ook een extra stuk comfort, omdat er niet langer ge­wacht moet worden tot men thuis is om alle gegevens door te sturen. En uiteraard is er ook een voordeel voor Coeman Packaging. We berekenden onze tijdwinst, nadat we voor dit systeem overigens al fungeerden als pilootproject, en stel­den vast dat we per medewerker tot 1 uur per dag tijdwinst boeken!”


DIMASYS Taskcentre en CORSA ECM

Coeman Packaging voegde de voorbije jaren ook nog andere modules toe aan het basispakket van indertijd. Heel enthou­siast is Luc Vanderbeke vooral over het in 2004 toegevoegde DIMASYS Taskcentre en het in juni van 2005 in gebruikgeno­men systeem CORSA ECM. “Onder DIMASYS Taskcentre vallen een veertigtal voor ons bijzonder interessante alerts. Vitaal is, bijvoorbeeld, dat nu een automatische melding volgt aan de boekhouding als een kredietlimiet wordt overschreden. Daarnaast komen er on­der meer alerts bij voor de commerciële dienst, komt er een automatisch overzicht van alle niet tijdig betaalde machines, krijgt elke betrokken medewerker een automatisch over­zicht van de genoteerde bestellingen van de dag voordien en kunnen we zelfs automatisch klanten verwittigen als we een belofte voor de volgende week niet kunnen nakomen.”

“CORSA ECM bezorgt ons dan weer uitstekende diensten bij het automatische documentenbeheer. Inkomende post wordt ingescand, waarna de stockage van papier niet meer nodig is. Bijzonder sterk hierbij is dat we alle communicatie met de klant centraal kunnen archiveren, klant per klant. Met uitzondering van de boekhouding en de receptie worden alle afdelingen verboden nog langer papieren documenten bij te houden, waardoor het bedrijf wekelijks een tijdwinst van 12 tot 15 uur realiseert! Waarbij ik dan nog niet eens meetel hoeveel tijd er bespaard wordt omdat je geen do­cumenten meer kunt verliezen, er niet langer nodeloos ge­speurd moet worden naar dat ene onvindbare stuk papier of dat er plaats bespaard wordt omdat er quasi geen kasten meer nodig zijn.” “Overigens: ik had nooit durven vermoeden dat de imple­mentatie van CORSA ECM zo vlot zou verlopen. We hadden enkele dagen ingecalculeerd, maar het bleek dat het al na amper één uur perfect operationeel was, uitleg inbegrepen! Naar de klant toe bestaan hier diverse voordelen. Heeft een klant een handleiding nodig? Dan vind je die meteen terug in het systeem en mail je die door nog terwijl je met hem of haar aan de lijn hangt.. Of kijk naar de elektronische goedkeuring van facturen. Vroeger moest de boekhouding wachten met uitbetalen van facturen tot er een onderte­kende memo binnenliep. Nu geeft de betrokken verantwoor­delijke dat elektronisch door en zie je omgekeerd ook via die reactie waarom een factuur eventueel niet uitbetaald is en heb je meteen een uitleg naar de leverancier als die om uitleg vraagt.”

Inscannen zendnota's

Ook naar de toekomst toe zijn er nog grote plannen met DIMASYS|ENT . De volgende stap die men zet, is die naar de inscanning van afgetekende zendnota’s. Dit systeem moet operationeel worden net voor de zomervakantie van 2006. “Kijk, we werken constant met zowel interne als externe transporteurs, wat betekent dat er maandelijks stapels pa­pier binnenkomen, die bovendien niet achtereenvolgens ge­nummerd zijn. Het gevolg is een gigantische hoeveelheid tijd die je moet steken in het manueel klasseren van deze documenten. Dankzij deze nieuwe module is dat voorgoed verleden tijd en besparen we alweer heel wat kostbare tijd!"


Overtuigd door deze klant aan het woord?

Schrijf u in voor de nieuwsbrief

 

© Infomat | All rights reserved    | Privacy Policy | Terms of Use

Contact Us
-------
Helpdesk