Supersnelle implementatie
L’avenir ging live met DIMASYS|WKG op 1 augustus 2006, na een bijzonder snelle implementatie van slechts enkele dagen. Het bedrijf werkte al jaren met een ander systeem op IBM AS/400, waarbij maatwerk gebruikt werd voor de logistieke keten in het magazijn, maar ondervond dat dit systeem niet langer voldeed. Na jaren van proberen en aanpassen, hakte men uiteindelijk de knoop door: “We beginnen met een schone lei.”
Uitgebreide functionaliteit aan een interessante prijs
“Daarbij was cruciaal dat we konden werken met standaard software. Van maatwerk hadden we onze buik immers meer dan vol”, gaat Stefan Mariën verder. “We vergeleken diverse mogelijkheden en kwamen uiteindelijk bij Infomat uit. Even twijfelden we zelfs om DIMASYS te implementeren, dat we uitstekend vonden, maar toen we kennismaakten met de kracht van DIMASYS wisten we al vlug dat deze oplossing qua prijs een stuk interessanter was, terwijl we voor onze onderneming toch al de troeven die we nodig hadden in handen kregen. Dit was een compleet systeem, dat ons als ‘kleine’ gebruiker prima diensten kon bewijzen.”
“Wij wisten op onze beurt L’avenir ervan te overtuigen dat het met DIMASYS|WKG de juiste keuze maakte”, haakt Stephan Van Bulck, directielid van Infomat in. “Dit systeem kwam er niet zomaar, maar werd integendeel jarenlang getest, zodat we er zeker van waren dat er geen kinderziektes meer konden voorkomen.”
Positieve respons
Sedert L’avenir DIMASYS|WKG implementeerde, ondervindt het niks dan voordelen. Bij het vorige systeem kostte elke uitbreiding op het logistieke onderdeel niet alleen handenvol geld, bovendien bleven tal van voor de hand liggende zaken buiten bereik liggen. “Neem, bijvoorbeeld, de webshop”, getuigt Stefan Mariën. “Wilden we daarmee beginnen, dan hadden we een fortuin moeten betalen, zonder garantie op succes. Nu beschikken we integendeel over een betaalbaar standaardpakket, Dim@Shop, dat dit perfect mogelijk maakt.”Hét kenmerk van L’avenir is dat er een heel ruim gamma is. Tegelijkertijd gaat het om producten die door hun kostprijs zo kort mogelijk op voorraad moeten gehouden worden. “Neem alleen maar Gazelle. Daar bestaan ruim 600 modellen van, het spreekt vanzelf dat een dealer die niet allemaal op voorraad kan hebben. Via internet kan men, in real time, voortaan meteen bestellen, zodat wij het juiste artikel kunnen reserveren in onze voorraad of doorbestellen bij onze leverancier.”
Verlagen van administratieve druk
Belangrijk bij L’avenir was verder dat de administratieve druk gevoelig zou verlaagd worden. Daarom ook werd het DIMASYS Taskcentre gekocht. “We hebben nog niet alle taken geïmplementeerd, maar nu is al heel duidelijk hoeveel repetitieve taken geparametreerd kunnen worden. Automatische versturing van facturen via e-mail, automatisch versturen van zendnota’s via e-mail van zodra een vrachtwagen hier vertrekt, automatische opvolging van onbetaalde facturen, automatische opvolging van backorders en gewenste leverdatums,… DIMASYS|WKG kan het allemaal aan. Heel belangrijk, al was het maar omdat we een veel transparanter overzicht krijgen en hierdoor onze aankopen met een maximale kans op succes kunnen plannen. Cruciaal in onze branche, waarbij je maanden ver in de toekomst moet kijken.”
Toegankelijkheid
Als we tot slot nog even polsen naar de snelheid van implementatie, horen we dat nog niet alles geïmplementeerd werd, maar dat men zich daar geen zorgen over maakt. Integendeel…“Misschien wel het sterkste punt van dit ERP-systeem is dat het zo toegankelijk is waardoor de implementatie een kwestie van dagen wordt”, besluit Stefan Mariën. “Bij de voorbereiding kan je veel zelf doen en veel aanpassingen zelf uitvoeren en we ontdekken zelfs nu nog dagelijks zaken die we willen integreren of uitbreiden. Het moment van omschakelen kon voor ons niet slechter vallen – onze eigen schuld! –, midden in het hoogseizoen, maar achteraf bekeken maakten we ons zorgen om niets. Ik ben heel gelukkig dat we de knoop radicaal doorhakten. Al was het maar omdat de toegankelijkheid van DIMASYS|WKG er ook voor heeft gezorgd dat de eigen databases sneller dan we dachten grondig werden uitgemest.” (lacht)