In de markt poogt Mapeco zich te differentiëren door een prijszetting, die rekening houdt met de geboden online prijzen, adequate voorraadhoogtes, snelle levering en een degelijke dienst na-verkoop (met onder meer een eigen hersteldienst). Wie bij Mapeco ’s ochtends voor 8.00 u zijn goederen bestelt, krijgt die nog dezelfde dag toegeleverd indien ze op voorraad zijn. Zoals verder blijken zal vormt een doorgedreven automatisering van de bedrijfsprocessen een hoeksteen binnen deze strategie.
Mapeco draait een mooie omzet. Als gevolg van de overname van Crollet dikt het bedrijf zijn omzet met een derde aan. Vijfennegentig procent van dat cijfer wordt in het B2B-segment gegenereerd. Zestien nieuwe medewerkers voegen zich bij de bestaande op de loonlijst. Van de straks zeventig personeelsleden, zijn er negen familieleden. Met de omzettoename rekent Mapeco op betere aankoopvoorwaarden zodat klanten op een betere verhouding prijs/kwaliteit uitzicht krijgen.
Voornaamste productgroepen in Mapeco’s assortiment zijn machines, bevestigingsmaterialen, persoonlijke beschermmiddelen (PBM’s) & werkkledij, lijmen & silicones, ladders & stellingen, elektriciteit, sanitair & verlichting, gereedschappen en ijzerwaren & meubelbeslag. Het totaalaanbod telt een 400.000 à 500.000 referenties. Daarvan kunnen er ruim 70.000 als “actief” worden bestempeld.
Ervaren IT-partner met sectorkennis leidt tot snelle go live
In 2005 begaf Mapeco zich voor het eerst op ERP-vlak. Als mono-site oplossing draaide het systeem initieel meer dan behoorlijk. Het bleek evenwel niet berekend op de hoeveelheid transacties, het beheer van verschillende vestigingen en intercompany-transacties. Een nieuwe oplossing drong zich op. Na een grondige marktvergelijking opteerde Mapeco voor DIMASYS|ENT van Infomat. En dat niet enkel omwille van de geboden functionaliteiten maar eveneens omdat IT-vendor Infomat als voorkeurpartner van aankooporganisatie Menoquin binnen de sector heel wat referenties kon voorleggen. “Het is precies die doorgedreven sectorkennis die Infomat in staat stelde een performante oplossing te ontwikkelen. De balans helde uiteindelijk in het voordeel van Infomat over omdat het bedrijf zich als IT-partner profileerde als een gesprekpartner met een gedegen sectorkennis, die onze behoeften begreep en bovenop onze taal sprak”, herinnert Ivo Verhees zich.
De implementatie van DIMASYS|ENT, hoewel “heavy” in de eerste maanden, verliep buitengewoon vlot. “In december 2016 gingen de opleidingen voor het personeel van start. Op 1 mei vorig jaar ging we “live”. Maar liefst zes maanden vroeger dan gepland”, stelt Peter Clijmans opgetogen. Die vlotte implementatie heeft in niet geringe mate te maken met de hoge mate van betrokkenheid van het personeel. De gebruikers werden vanaf Dag 1 heel nauw bij het project betrokken. Elkeen kon, conform zijn bevoegdheden, een deel van het implementatieproces voor zijn rekening nemen. De introductie van de nieuwe ERP-oplossing kon derhalve op een bedrijfsbreed draagvlak rekenen.
Allesomvattende roll-out
Mapeco ruilde zijn bestaande boekhoudapplicatie in voor DIMASYS Financials. “Dat zorgde alvast voor een betere debiteurencontrole. Door de koppeling tussen beide worden de aankopen van klanten met betalingsachterstand over het hele netwerk geblokkeerd”, aldus Ivo Verhees, verantwoordelijk voor Financiën. Voorts werden zowat alle functionaliteiten van ERP-oplossing DIMASYS|ENT geactiveerd (aan- & verkoop, offertebeheer, voorraadbeheer, kassa, dienst na-verkoop, …). Met de ERP-applicatie gekoppelde add-ons als DIMASYS Taskcentre, Corsa Document Management en i8 Business Intelligence dragen bijzondere extra-functionaliteiten aan, die de bedrijfsvoering performanter maken. De in 2016 opgestarte webshop blijft behouden maar werd door toedoen van Infomat wel gekoppeld met de artikelen-database van EZ-base, waarmee Menoquin nauw samen werkt. Binnen DIMASYS|ENT wacht de Automatische Min/Max-functionaliteit vooralsnog op activering. Min/Max staat voor een automatisch bestellingssysteem per vestiging indien kritieke voorraaddrempels zijn bereikt.
De activering van het DIMASYS Taskcentre is zowel bestemd voor interne als externe doeleinden. Het systeem verwittigt klanten automatisch per e-mail als hun bestelling is aangekomen, het maant leveranciers aan ingeval van laattijdige leveringen en tekent ook voor automatische notificatie, volgens de instellingen, van bepaalde vestigingen, diensten of personen. Corsa Document Management staat borg voor de digitalisering van geleverde bestellingen, verzendnota’s, inkomende facturen en dies meer. Die data worden naar de achterliggende DIMASYS|ENT-applicatie gepusht met (automatische) koppeling aan de juiste klant of leverancier. De archiverings-tool vermijdt tijdrovend, manueel opzoekwerk en fungeert voor Mapeco als voorbereiding op de EDI-gegevensuitwisseling die de administratieve processen in de toekomst verder zal digitaliseren. “De EDI-functionaliteit zit in DIMASYS ingebakken”, zo nog Verhees. “Mapeco bereidt zich zodoende voor op elektronische facturatie en volledig elektronische communicatie met de leveranciers. Het huidige document managent-systeem zal de opstap naar EDI-documentuitwisseling alleen maar vereenvoudigen,” wordt daaraan toegevoegd.
Business intelligence tool i8 biedt het Mapeco-management inzicht in de aankoop- en verkoopsstatistieken, de afnamehoeveelheden per klant, het behaalde rendement per product(klasse), … Op basis van die gegevens kan de KMO zijn marketing-beleid uitstippelen, verfijnen dan wel aanpassen. Een en ander brengt tevens de mogelijkheid van bijkomende, oordeelkundige uitgebouwde synergieën tussen de verschillende vestigingen binnen bereik. “Vooralsnog kopen we enkel de machines op groepsvlak aan. In de toekomst willen we ook andere productcategorieën in groep aankopen”, onthult Peter Clijmans.
Jean-Pierre Kokx ervaart nu al het rendementsverhogend karakter van de implementatie van DIMASYS|ENT over de hele groep. Aan concrete cijfers waagt hij zich vooralsnog niet wegens de te korte periode voor beoordeling. De hele oplossing komt nu pas goed op kruissnelheid. Maar de belangrijkste winstpunten kan hij alvast opsommen: “DIMASYS|ENT vertaalt zich in een gevoelige optimalisatie en vereenvoudiging van onze adminstratieve processen, met een aanzienlijke kostenbesparing tot gevolg. Alleen al op het vlak van het beheer van de intercompany-transacties boekten we in de voorbije maanden enorme productiviteitswinsten. Voorheen gingen die transacties gepaard met evenveel papierwerk als eender welke verrichting met een externe klant. Andere al direct waarneembare voordelen zijn de veel sterkere controle op de bedrijfsvoering (aankopen, leveringen, facturatie, prijszetting, …) met een beduidend geringere foutenlast, een grotere klantentevredenheid door onze proactieve aanpak (DIMASYS Taskcentre) en een beter inzicht in de behaalde rendementen, dankzij een transparantere, vlottere management-rapportering die zich, conform de verzuchtingen, vlot laat aanpassen,” vat Jean-Pierre Kokx samen. De co-gedelegeerd bestuurder maakt zich dan ook sterk de bedrijfsprocessen van Crollet vlot binnen de bestaande Mapeco-operaties te kunnen integrereren. Meer nog, DIMASYS|ENT wordt beschouwd als strategisch wapen voor een mogelijke verdere territoriale uitbreiding van Mapeco in de toekomst, bij voorkeur volgens het olievlekprincipe. Eventuele overname-opportuniteiten zullen met de nodige aandacht worden bekeken, luidt het tot slot.
