Privacy Policy

Privacy policy Infomat

1. Privacy policy: Nederlands
2. Privacy policy: français

1. Privacy Policy (Nederlands)

Uw privacy ligt ons erg nauw aan het hart. Daarom gaat deze privacyverklaring in op welke data INFOMAT over u verzamelt en hoe we deze op een eerlijke en transparante manier verwerken. Deze policy betreft alle persoonsgegevens die INFOMAT verzamelt, alsook de persoonsgegevens verzameld door verbonden bedrijven (artikel 11 Wetboek Vennootschappen).

Wij zullen bondig verklaren welke data wij precies van u verzamelen, waar deze informatie voor wordt gebruikt en aan wie wij deze data overmaken. U kan ten alle tijde uw recht op toegang, verbetering of verwijdering van deze data aanvragen.

Belangrijke opmerking: INFOMAT doet enkel zaken met bedrijven (B2B) en niet met privépersonen of particulieren; Infomat heeft natuurlijk ook een relatie met de contactpersonen van deze bedrijven enkel en alleen voor het belang van zaken doen met de bedrijven. In dat kader houdt Infomat geen gevoelige gegevens bij over deze contactpersonen.

Deze Policy is zowel geldig voor alle vestigingen van Infomat België BE 0460 190 566, als voor Infomat Nederland (NL-810585091B01), gezien alle entiteiten dezelfde activiteiten uitvoeren.

1.1. Persoonsgegevens

INFOMAT verzamelt en behandelt de persoonsgegevens van natuurlijke personen. Dit zijn enkel personen met wie INFOMAT een (on)rechtstreekse relatie heeft, had, of in de toekomst wil hebben. Dit zijn contactpersonen zoals huidige klanten, (ex-)leveranciers, opdrachtgevers maar ook prospecten en toekomstige werknemers.

1.2. Redenen van verzamelen persoonsgegevens


Diensten aan klanten

Om gevraagde diensten (B2B) aan onze klanten te kunnen leveren (zoals product implementatie, analyse, support, …) verzamelen wij persoonsgegevens.  Deze data zijn voornamelijk naam, voornaam, geslacht, functie, telefoonnummer en emailadres van de werknemer(s) bij onze klant. Wij achten de verwerking van deze data noodzakelijk om onze diensten aan klanten te kunnen leveren.

Boekhouding en facturatie

Naar zowel gerechtvaardigd als wettelijk belang verwerkt INFOMAT persoonsgegevens zoals identificatie- en factuurgegevens om haar boekhouding en facturatie in orde te brengen. Wij zijn immers verplicht om een boekhouding bij te houden, maar daarnaast moet INFOMAT ook de mogelijkheid hebben om administratief in orde te zijn en betalingen te vorderen voor geleverde diensten.

Klantrelaties of CRM

Daarnaast verwerkt INFOMAT persoonsgegevens die gebruikt worden voor het versturen van mailings voor events, diensten en producten waarvan wij geloven dat deze u kunnen interesseren. Op basis van gerechtvaardigd belang kunnen wij u mailings verzenden daar het zowel in uw als ons belang is om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe diensten en activiteiten.

Infomat verzamelt contactgegevens met uw toestemming zodat wij u nieuwsbrieven, informatie over de producten en diensten die u mogelijk interesseren kunnen versturen.

Rekrutering

Wij verzamelen ook persoonsgegevens omwille van aanwerving. Dit is met de toestemming van de sollicitant. Bovendien heeft INFOMAT een gerechtvaardigd belang om kandidaten te zoeken om een open vacature in te vullen.

Website en Helpdesk Portal

Infomat kan gegevens bijhouden van niet persoonlijke aard zoals browser type of IP adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar de Infomat website gekomen bent of waarlangs u die verlaat. Dit laat ons toe onze website te verbeteren voor de gebruikers.

Tijdens een bezoek aan onze site kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. We vragen toestemming bij het eerste gebruik om cookies op de computer te installeren. Het kan gaan om:

  • standaard cookies, om de toelating van cookie op te slaan te registeren,
  • analytische cookies, om het aantal bezoekers en duurtijd van de bezoeken te meten, m.a.w. geen persoonsgebonden gegevens,
  • marketing cookies om het internetgedrag van de gebruiker te kennen en zo het gebruik van onze site te optimaliseren en waarvoor steeds een toelating wordt gevraagd.

U kunt via de internet opties van de browser het gebruik van cookies verhinderen, ervoor zorgen dat u een waarschuwing krijgt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies van uw harde schijf verwijdert.

1.3. Delen van persoonsgegevens

Nooit worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

Binnen INFOMAT

Wij delen enkel gegevens van u die nodig zijn om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Daarom bewaren en beschermen wij zeer nauwgezet uw persoonsgegevens. Hiervoor hebben wij specifieke handelingen getroffen.

Buiten INFOMAT

Niet enkel INFOMAT gebruikt uw contactgegevens, wij zijn ook verplicht deze door te geven aan enkele derde partijen, die ons ondersteunen bij administratieve verplichtingen, zoals loonverwerking en beheer van extralegale voordelen zoals verzekeringen, bedrijfswagen, gebruik van gsm, e.a. Deze externe bedrijven hebben voor zover als nodig een verwerkingsovereenkomst getekend om te voldoen aan onze privacy politiek.

Daarnaast kan INFOMAT op haar website sociale mediatoepassingen gebruiken. Alle gegevens die u hieraan toevertrouwt, kunnen worden gelezen, verzameld en/of gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. Wij hebben hier slechts weinig toezicht over en kunnen niet bevestigen noch waarborgen dat deze sociale media toepassingen de regels van onze privacyverklaring volgen

1.4. Beveiliging persoonsgegevens 

Zoals hierboven vermeld heeft INFOMAT specifieke handelingen getroffen om uw persoonsgevens te beschermen. Dit bestaat uit enkele ontwikkelingen die ervoor zorgen dat ongeautoriseerde toegang tot, of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van data vermeden wordt zodat uw persoonsgegevens veilig blijven op een up-to-date systeem.

1.5. Bewaren persoonsgegevens

Voor het uitvoeren van onze activiteiten en diensten, bewaren wij uw persoonsgegevens. Deze worden niet langer bijgehouden dan nodig, behalve indien een wettelijke verplichting of doordat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld, nog loopt.

Infomat heeft als policy dat persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar worden bewaard na het stopzetten van de klantrelatie.

1.6. Rechten tot persoonsgegevens


Recht op toegang

U heeft het recht naar de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen en om een gratis kopie te krijgen van alle data die wij van u bewaren.

Recht op verbetering

Mochten wij eventuele foutieve persoonsgegevens van u hebben, dan heeft u het recht om ons te vragen deze te corrigeren of aan te vullen of te verwijderen.

Recht op verwijdering en beperking

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze database. Dit kan als gevolg hebben dat bij aanvraag tot verwijdering, bepaalde diensten niet meer geleverd kunnen worden.

Recht van bezwaar

U kan steeds het recht van bezwaar gebruiken om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit verzoek moet steeds gemotiveerd te worden.

Daarnaast kan u zich ook zonder dat u verantwoording dient af te leggen, enkel verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

Recht van overdraagbaarheid

U heeft het recht om te vragen naar uw verwerkte persoonsgegevens en deze in een gestructureerde en machine leesbare vorm te verkrijgen, voor zover het systeem dit toelaat.

Recht om uw toestemming in te trekken

U beschikt altijd over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, evenwel op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming.

Recht om klacht in te dienen:

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Indien u een van deze bovenstaande rechten wil uitoefenen, dan kun u zich richten tot info@infomat.eu. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.

2. Privacy Policy (français)

Nous accordons beaucoup d’importance à votre “privacy”. Ce document « déclaration politique de confidentialité » traite la façon dont Infomat enregistre des informations sur des personnes privées, et comment INFOMAT en fait l’utilisation d’une manière respectueuse et transparente. Il s’agit des données personnelles que tant INFOMAT (BE 0460 190 566) que des sociétés liées enregistrent (Article 11 loi sociétés).

Ci-après expliquons quelles données sont collectées, pour quelles raisons INFOMAT les utilise et à qui Infomat les transmet. Vous avez le droit à tout moment de demander l’accès, la correction ou la suppression de ces données.

Remarque importante : Infomat fait des affaires uniquement avec des sociétés (B2B), pas avec des personnes privées ou des particuliers. Infomat entretient évidemment des relations commerciales avec les personnes de contact de ces sociétés, mais uniquement pour faire des affaires avec ces sociétés. Dans ce contexte il est évident qu’Infomat ne tient pas de données sensibles de ces personnes de contact.

Cette Policy-ci est valable aussi bien pour tous les entités d’Infomat Belgique BE 0460 190 566, qu’Infomat Pays Bas (NL-810585091B01), puisque toutes ces entités réalisent les mêmes activités.

2.1. Données de personne

Infomat collectionne et traite les données de personnes physiques. Ce sont uniquement des personnes avec qui Infomat entretient une relation directe ou indirecte, actuellement ou dans l’avenir. Il s’agit de personnes de contact des clients, des fournisseurs, des contractants mais aussi des prospects et des employés futurs.

2.2. Pourquoi nous collectons les données ?


Service à la clientèle

Afin de pouvoir fournir nos services B2B à nos clients, comme l’implémentation des produits, l’analyse, le support, …) nous recevons des données de personnes de contact. Ces données concernent principalement le nom, le prénom, le sexe, la fonction, le numéro de téléphone et les adresses courriel des personnes employées chez notre client. Nous estimons indispensable la gestion de ces données afin de pouvoir livrer nos services à nos clients.

Comptabilité et facturation

Dans un intérêt légitime et légal Infomat traite des données de personnes pour gérer sa comptabilité clients et fournisseurs et la facturation. Infomat est légalement tenu de faire sa comptabilité et une facturation claire, et de sorte nous sommes contraints de contacter des personnes dans une société pour entre autre réclamer les paiements pour les services effectués.

Relation clients ou CRM

Infomat utilise aussi des données de personnes pour des raisons commerciales ou marketing, plus particulièrement pour l’envoi de mailings pour des évènements, des services ou des produits. Il est d’un intérêt légitime de vous envoyer des mailings car il est dans votre intérêt et dans le nôtre de vous informer sur nos nouvelles activités et services.

Infomat enregistre des données de contacts pour envoyer des Newsletters, des informations sur ses produits qui peuvent intéresser la personne de contact et cela sur base de sa fonction au sein de la société adressée.

Recrutement

Nous collectons les données personnelles pour la raison de recrutement, et cela avec l’accord de la personne sollicitant. Il est évident qu’Infomat a un intérêt légitime de pouvoir chercher des candidats pour remplir les offres d’emploi.

Site Web et Portail Helpdesk

Infomat enregistre aussi des données non personnelles, telles que le type de browser ou l’adresse IP, le système d’exploitation utilisé ou le nom du domaine du site web par lequel une personne a visité le site web d’Infomat ou par lequel elle le quitte. Ces informations nous permettent d’améliorer notre site web pour les visiteurs.

Pendant la visite sur le site web ou portail, Infomat peut installer sur l’ordinateur du visiteur des « cookies » et cela pour mieux répondre aux besoins du visiteur récurrent. Infomat demande, lors de la première visite, la permission de pouvoir installer ces cookies. Il s’agit de :

  • Cookies standard qui donne la permission d’installer des cookies,
  • Cookies analytiques pour mesurer le nombre des visiteurs et le temps de chaque visite, donc il s’agit de données non personnelles,
  • Cookies de type marketing pour connaitre le comportement sur internet afin d’optimaliser le site, et pour lequel la permission est demandée.

Le visiteur peut, par le biais des options internet du browser, empêcher l’utilisation des cookies, faire en sorte qu’il y ait un avertissement quand un cookie est installé ou quand vous supprimez les cookies de votre disque dur.

2.3. Partager les données personnelles

Nous ne partageons jamais les données personnelles avec des tiers pour des raisons commerciales.

Au sein d’INFOMAT

Nos services partagent les données sur nos systèmes internes pour permettre de fournir les services contractuels et dans le cadre de nos activités commerciales. Nous gardons et nous sécurisons ces données. Nous avons mis en place des outils de sécurité connus sur le marché sur nos systèmes, et nous avons mis en place des procédures qui gèrent la sécurisation et stockage des données.

En dehors d’INFOMAT 

Vos données ne sont pas seulement utilisées au sein d’Infomat, mais nous sommes aussi obligés de les transmettre à des tiers principalement pour faire l’administration des salaires, assurances, ou avantages extralégaux (voiture de société, GSM, …) ; ces sociétés externes ont signé des conventions de traitement de données, si nécessaire.

En plus Infomat peut utiliser des applications de médias sociaux. Toutes les données que l’utilisateur a confiées à ces médias, pourront être lues, collectées et/ou utilisées par d’autres utilisateurs de ces applications. Infomat n’a pas de contrôle sur ces fonctionnalités et ne peut confirmer ni garantir que ces médias sociaux suivent les règles prévues par la déclaration de confidentialité.

2.4. Sécurisation des données personnelles

Comme déjà mentionné ci-dessus Infomat a mis en place des procédures pour protéger les données personnelles. Il s’agit de quelques développements qui empêchent l’accès non autorisé ou l’adaptation non autorisée ou la publication ou la suppression des données ; nous garantissons que les données de personnes sont sécurisées sur un système up to date.

2.5. Stockage des données

Nous gardons les données personnelles sur nos systèmes pour exécuter nos activités et services. Ces données y resteront seulement le temps nécessaire, excepté au cas où la loi l’exige autrement.

Infomat prévoit dans sa politique de confidentialité de stocker les données personnelles au maximum 10 ans après l’arrêt de la relation avec le client ou autre tiers.

2.6. Droits sur les données personnelles


Droit à l’accès

La personne concernée a le droit de s’informer sur la façon dont on traite ses données et de recevoir une copie gratuite des données qu’Infomat garde sur ses systèmes.

Droit à la correction

Dans le cas où Infomat a enregistré et stocké des données erronées, la personne concernée a le droit de demander une correction ou de les supprimer.

Droit à la suppression ou limitation

La personne concernée a le droit de demander la suppression ses données de notre base de données. Cela pourra impliquer que certains services ne seront plus possibles ou seront réduits.

Droit à la contestation

La personne concernée peut contester l’utilisation de ses données personnelles. Cependant cette demande doit être motivée.

Aussi la personne peut demander de ne plus recevoir un contact commercial dans la cadre d’une action de direct marketing et cela sans devoir motiver sa demande.

Droit au transfert

Vous avez le droit de demander de recevoir une copie digitale et structuré des données personnelles pour autant le software le permet.

Droit de rétracter votre accord

Vous gardez le droit à tout moment de rétracter votre accord pour le traitement de vos données personnelles, pour autant que le traitement a été basé sur votre accord.

Droit de porter plainte:

Vous avez le droit de porter plainte auprès de la commission belge sur la confidentialité des données personnelles :

Commission pour la Protection la Vie Privée
Rue de la Presse 35
1000 BRUXELLES
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be

Dans le cas où vous souhaiteriez exercer un des droits cités ci-dessus vous pouvez vous adresser à info@infomat.eu. Pour pouvoir traiter votre demande nous vous demandons de nous faire parvenir une copie de votre carte d’identité.


-------