Ijzerwarenhandel Knapen broedt op uitbreidingsplannen

Dankzij DIMASYS|WKG is de organisatie klaar om door te groeien

Als zoon van een groothandel in HVAC-producten richtte Sam Knapen in 2011 in de woning van zijn ouders in Schaffen en een gereedschappenhandel op. Gedurende een vijftal jaar was hij actief in het ouderlijk bedrijf dat in 2009 werd verkocht. Met die ervaring zette hij een distributie-activiteit op die zich initieel focuste op de verkoop van aanhangwagens. Dankzij zijn verleden als vakhandelaar wist Knapen heel precies wat de lokale noden waren. In het vermarkten van ijzerwaren en gereedschappen zag hij behoorlijk wat regionaal marktpotentieel. Terecht kennelijk, want zes jaar terug nam Knapen Gereedschappen in bedrijvenzone Langenrode een nieuwbouwpand van 1.200 m2 op een bedrijfsterrein van 3.500 m2 in gebruik. Op de bovenverdieping werd nog eens 600 m2 showroom ingericht. Binnenkort richt het bedrijf bijkomende kantoorruimte in op een nog aan te leggen bovenverdieping boven de kassazone. Inmiddels is het assortiment opgebouwd rond aanhangwagens, bevestigingsmateriaal (chemisch en mechanisch), elektro-tools, werkkledij en persoonlijke beschermingmiddelen (PBM’s). Om de levertermijn zo kort mogelijk te houden beperkt Knapen Gereedschappen bewust zijn aantal leveranciers tot zowat 150. Het bedrijf houdt negenduizend artikels op stock aan. Het hele assortiment telt om en bij de 400.000 referenties. Met een tiental medewerkers boekte de KMO vorig jaar een omzet van 5,4 miljoen euro. Nagenoeg 95% van de klanten situeren zich binnen het B2B-segment. Naast bouw-, constructie- of garage-gerelateerde bedrijven gaat het om industriële bedrijven en overheidsinstellingen (met steden en gemeentes voorop).

Service en beschikbaarheid

Performant ERP-pakket ondersteunt (toekomstige) groei

Voor de optimale organisatie van zijn activiteiten heeft Knapen Gereedschappen nood aan een performant ERP-pakket. De oplossing die de KMO bij het begin van zijn activiteiten implementeerde bleek echter de technologische evolutie niet aan te kunnen. Bovendien verliep de communicatie met de vendor erg stroef. Sam Knapen: “Toen we de markt op gingen op zoek naar een nieuw, toekomstbestendig ERP-pakket, werd ons snel duidelijk dat we nood hadden aan specifieke IT-skills onder eigen dak. Die moesten onder meer voor bevestiging zorgen dat de bestaande oplossing qua functionaliteiten daadwerkelijk te kort schoot, dat de structuur van onze artikelen-database kwalitatief volstond en dat de menselijke inbreng correct verliep”. In de persoon van Jens Snyers trok Knapen Gereedschappen een ICT-projectmedewerker aan die de uitbouw van de ICT-omgeving binnen de KMO onder zijn hoede nam. Snyers lichtte gedurende zes maanden het bestaande ERP-pakket door en stelde een diepgaande sterkte/zwakte-analyse op. “Gevolg was dat we heel goed geïnformeerd op zoek naar een nieuwe vendor konden gaan, met een duidelijke behoefte omschrijving en gewapend om de fouten uit het verleden te vermijden”, herinnert Sam Knapen zich. “Voor dergelijke grootschalige IT-projecten heb je binnenshuis nood aan een structurele “trekker”, luidt het voorts. Uiteindelijk opteerde Knapen Gereedschappen voor DIMASYS|WKG van de Antwerpse vendor Infomat. Die oplossing bleek ook bij andere leden van aankoopgroepering Menoquin naar behoren te werken. Snyers peilde niet enkel bij de medeleden en de gebruikers van DIMASYS naar hun ervaringen, maar stak ook zijn licht buiten de aankoopgroepering op. Die input bleek bepalend voor de keuze van DIMASYS. Knapen Gereedschappen opteerde niet allen voor de modules Aankoop, Verkoop, Stockbeheer, Recepties, Kassa-orders en Webshop, maar schakelde meteen ook zijn hele boekhoudomgeving naar DIMASYS Financials om. Jens Snyers: “De basisfunctionaliteiten van DIMASYS|WKG, waarvoor we een licentie voor vijftien gebruikers hebben, werden in iets meer dan een half jaar geïmplementeerd. We gingen zelfs één maand vroeger “live” dan gepland. Dat was een intense periode voornamelijk omdat we op basis van een nieuwe stock-telling een compleet nieuwe artikelen-database “from scratch” hebben opgebouwd. Bovendien trokken we in die aanvangsperiode bijzonder veel tijd uit voor vorming en interne opleiding van de medewerkers. Dat leidde tot een vlottere acceptatie. Meegenomen is dat het werknemersbestand van Knapen relatief jong is en derhalve iets meer IT-minded”.

Step by step...

Op naar verdere expansie?

DIMASYS|WKG heeft bij de bedrijfsleiding van Knapen Gereedschappen duidelijk voor vertrouwen in de toekomst gezorgd. Het ziet er naar uit dat de applicatie zich niet alleen vertaalt in een betere prestatie van bedrijfsprocessen binnen de bestaande bedrijfsconstellatie, maar tevens als voorbereiding fungeert voor een strategisch wel doordachte uitbreidingsoperatie. “Logistiek, financieel en IT-matig zijn we er zeker klaar voor”, besluit Sam Knapen monkelend.