Digitaliseringsstrategie Vos Tools/Poorten mikt op efficiëntiewinst van 20%

Frans Vos, vader van Stanny, Frank en Marc Vos, startte begin de jaren ’60 van de vorige eeuw met constructiewerk voor stalinrichtingen. Tijdens zijn job als vertegenwoordiger voor een veevoederfabrikant zag hij mogelijkheden om zijn ambities als zelfstandig ondernemer hard te maken. Aan het Heiken in Brecht kocht hij in de jaren ’70 een uitgebrande meubelwinkel die werd heropgebouwd en als showroom voor stalinrichtingen werd ontwikkeld. Op vraag van de klanten was Vos intussen ook van start gegaan met het verdelen van toebehoren voor landbouwers (rieken, kruiwagens, lasposten, …). Toen de kantelpoorten in de jaren ’70 voor het eerst op de markt verschenen,vatte Vos een schuchter begin aan met de aanmaak van die producten. Al snel veranderde hij evenwel het geweer van schouder om als distributeur voor het Duitse Hörmann in de provincie Antwerpen op te treden.

In een volgende stap werden de constructiewerkzaamheden stopgezet om voor een dubbelsporig bedrijfsparcours te kiezen, met name de ijzerenwarenwinkel enerzijds (Vos Tools) en poorten anderzijds (Vos Poorten). Aan de overzijde van de showroom aan het Heiken werd in 2014 een perceel van een voormalige bouwmaterialenfirma aangekocht, inmiddels 18.000 m² groot, waarop twee afzonderlijke multifunctionele panden (winkel, magazijn en kantoren) voor beide bedrijven werden opgetrokken. Het geheel vergde een investering van zowat 5 miljoen euro.

“Bij Vos Tools gaat de focus voornamelijk naar bouw- en landbouwgerelateerde ondernemingen, bij Cop ligt de nadruk iets meer op de industrie”, aldus algemeen directeur Stanny Vos, die begin de jaren ’80 van de vorige eeuw als eerste lid van de tweede generatie aantrad. Sindsdien zijn ook zijn broers Frank (financieel verantwoordelijke) en Marc (verantwoordelijke poorten) en zoon Philip (inkoop & aankoop en IT-verantwoordelijke) in de familiale onderneming bedrijvig. Samen houden de drie broers elk één derde van de aandelen in de twee rechtsentiteiten aan. De groep telt een 60-tal medewerkers, waarvan 35 bij Vos Tools, 14 bij Vos Poorten (dat in 2016 ook een showroom in Rumst opende) en 10 bij Cop. Vorig jaar werd afgeklokt op een omzet van geconsolideerd 20 miljoen euro.

Keuze voor DIMASYS|ENT

Tot in het najaar van 2020 werkten Vos Tools en Vos Poorten met een facturatieprogramma met een (eerder) beperkte ERP-functionaliteit, waarvan de ondersteuning wegviel. De oplossing sloot evenmin aan op hedendaagse marktbehoeften aan on-line handel. Ook de database-technologie bleek verouderd. In zijn zoektocht naar een nieuwe applicatie stak Vos Tools zijn licht op bij de leden van aankoopgroepering Asamco, waarvan Stanny Vos voorzitter is. Verschillende onder hen bleken tot tevredenheid me DIMASYS|ENT van Infomat te werken. “Wat bijkomend in het voordeel van DIMASYS speelde was de koppeling tussen de shop-module en EZ-Base (lees: dé branchespecifieke database met uniforme en rijke artikelinformatie, nvdr.) en de geboden intercompany-functionaliteiten. Bovendien werkte COP sinds 2018 met de workgroup-versie van DIMASYS zodat upgrading naar DIMASYS|ENT zou volstaan om beide bedrijven op hetzelfde ERP-platform te brengen”, schetst Philip Vos.

De familie Vos lijkt zich zijn keuze niet te beklagen. In november ging Vos Tools met DIMASYS|ENT van start en inmiddels begint het hele systeem naar behoren te draaien, “in weerwil van de verplichte opleiding via Teams omwille van corona, waardoor de interactie hoedanook minder intens is”, benadrukt Frank Vos. Die snelle implementatie dankt Vos voornamelijk aan de opstart met een nagelnieuwe database met een 50.000-tal actieve referenties en de snelheid en bereidheid waarmee de medewerkers het nieuwe verhaal oppikten.

Aanzet van grote digitaliseringsomslag

Philip Vos schrikt er niet voor terug de te verwachten productiviteitswinst op 20% te begroten tegen eind 2022. Op dat ogenblik zal ook het nieuwe WMS-systeem operationeel zijn dat met het ERP-programma zal worden gekoppeld. Een externe logistieke consultant licht momenteel het magazijn van Vos Tools op zijn efficiëntie door. “Nu kampen we reeds met plaatsgebrek in de opslagplaats. Indien we samen met de bevindingen van de consulent en DIMASYS een efficiëntere organisatie neerzetten, zullen we ongetwijfeld bijkomende ruimte in de bestaande accommodatie creëren,” stelt Stanny Vos.

Nog heel wat stappen te nemen

Vos Tools lijkt de digitaliseringssnelweg thans in sneltreinvaart aan te snijden. Zo is de KMO net met EDI gaan werken, met automatische koppeling tussen orderbevestiging en facturatie. De nieuwe kassamodule moet voor bijkomende efficiëntie zorgen terwijl ook de administratieve processen van de hersteldienst nog verder worden gestroomlijnd. De nog te installeren WMS-module, deels toegerust met scan-functionaliteit, moet leiden tot een beter gestructureerde orderpicking (lees: minder tijdsverlies, nvdr.) en een geringere foutenlast.

Corsa Document Management zal in eerste instantie worden aangewend voor de digitalisering van de zendnota’s en de installatierapporten, maar moet vervolgens de hele facturatiestroom digitaliseren, zowel inkomend als uitgaand. Bij het ter perse gaan stond de uitrol van DIMASYS business intelligence tool i8 in de steigers. “Onze verwachtingen in i8 zijn bijzonder hoog gespannen. De door het ERP-pakket geleverde basisstatistieken bezorgen ons niet meteen het in- en overzicht dat we verwachten, maar de DIMASYS Business Intelligence-module brengt daarin een totaal andere dimensie. Via i8 zal DIMASYS ons straks heel duidelijke week-, maand- en kwartaalprestaties bezorgen en zullen we haarfijn de koers van de onderneming kunnen analyseren,” weet Frank Vos. Samen met het WMS-systeem zal Vos Tools een professionele B2B-webshop op poten zetten. Die webshop zal klanten ook meer zelfbeschikbaarheid geven: ze zullen zelf kunnen nagaan welke bestellingen ze (eerder) hebben geplaatst en wat de status ervan is. Die functionaliteit zal ook op herstellingsvlak worden doorgetrokken.

Verdere professionalisering en efficiëntieslag...

Het DIMASYS-dossier is voor de Vos-groep een verdere stap in de professionalisering van het familiebedrijf. Nu al zijn onze gesprekspartners ervan overtuigd dat “de stroomlijning van de bedrijfsprocessen zal uitmonden in een hogere responssnelheid en een meer optimale dossieropvolging, dit zowel ten opzichte van de klanten als de leveranciers. Een betere klanten-service en dito rendement kunnen derhalve niet uitblijven,” zo luidt het. In dit verband rekent het management ook op het DIMASYS Taskcentre, dat automatisch meldingen voor de betrokkenen genereert als een bepaald punt binnen een dossiertraject (aankoop, verkoop, herstelling …) is bereikt.

… en klantenkennis met Vos Poorten delen

Ook zusteronderneming Vos Poorten migreert binnenkort naar het DIMASYS-platform om over de hele groep consistentie te hebben. Heel wat klanten van Vos Tools en Vos Poorten zijn gemeenschappelijk. In eerste instantie zullen beide bedrijven in de nabije toekomst gebruik gaan maken van een gemeenschappelijke klanten-database. Dat moet leiden voor een betere “Ken je klant”-aanpak.